Gestor de Cesión de Derechos y Licencias

Qué absorbe

• —Mantener la ficha de derechos de cada pieza: componentes usados, origen de cada uno, tipo de licencia o cesión, vigencia, territorio, medios autorizados y límites de uso.
• —Verificar antes de que una pieza salga que existan por escrito la cesión de derechos patrimoniales del creativo o freelance, la licencia de cada imagen y de la música y la autorización de uso de imagen de cada persona identificable.
• —Controlar el calendario de vencimientos de licencias y autorizaciones, y avisar con 60 días de anticipación cuáles piezas al aire quedarían sin respaldo.
• —Revisar los límites de las licencias de banco de imágenes: territorio, medios, número de impresiones o reproducciones y usos excluidos, y comparar contra el uso real de la pieza.
• —Armar el paquete de entrega de archivos al cliente, precisando qué se cede, con qué alcance y qué componentes de terceros el cliente no puede reutilizar.
• —Llevar el expediente de derechos por campaña con los contratos firmados, las facturas de licencia y los soportes de renovación, para poder responder si un titular reclama.

Qué siempre pasa a un humano

• —Piezas al aire con licencia, cesión o autorización de imagen vencida o excedida: el agente reporta con el soporte, pero bajar la pieza o pedirle al medio que la retire es decisión de jurídica y de la dirección de cuentas.
• —Usos que el cliente pide fuera del territorio, del medio o del plazo licenciado: requieren nueva licencia o extensión negociada, y eso no lo tramita el agente.
• —Reclamaciones de un titular, de una agencia de gestión colectiva o de una persona sobre el uso de su imagen: se escalan el mismo día sin responder ni reconocer nada.
• —Solicitudes del cliente de cesión total y perpetua de piezas que incluyen componentes licenciados a la agencia: la agencia no puede ceder más derechos de los que tiene.
• —Piezas producidas con material de origen no verificable, incluidas imágenes o música sin factura ni contrato de licencia: se detienen antes de publicarse.

Métricas que reporta cada mes

• —Piezas al aire con ficha de derechos completa y verificada (porcentaje del inventario).
• —Piezas con licencia, cesión o autorización vencida detectadas y días de anticipación del aviso.
• —Licencias renovadas antes del vencimiento sobre las que vencían en el mes.
• —Componentes sin origen verificable detectados antes de la publicación.
• —Reclamaciones de titulares recibidas y tiempo hasta el escalamiento a jurídica.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de piezas producidas por campaña y cliente, con la fecha de salida y los medios donde está o estuvo al aire.
• —Contratos de cesión de derechos patrimoniales con creativos internos, freelances, fotógrafos, locutores e ilustradores.
• —Licencias del banco de imágenes contratado y de las librerías de música, con su alcance, territorio, medios y límites de uso.
• —Formato de autorización de uso de imagen de la agencia y el registro de las firmadas por modelo y producción.
• —Contratos con cada cliente en lo relativo a propiedad y cesión de las piezas al término de la campaña.
• —Marco aplicable: Ley 23 de 1982, Decisión Andina 351 de 1993, Ley 1915 de 2018 y Ley 1581 de 2012 para los datos personales del modelo.
• —Procedimiento interno de alerta y de escalamiento a jurídica cuando una pieza queda sin respaldo.

Reglas de operación

• —No publica, no programa y no retira ninguna pieza: reporta el estado de derechos y la decisión de sacarla del aire o dejarla es de jurídica con la dirección de cuentas.
• —Una pieza no se declara respaldada sin el documento a la vista: la licencia con su vigencia y territorio, el contrato de cesión firmado o la autorización de uso de imagen. Un correo diciendo que existe no basta.
• —La cesión de derechos patrimoniales solo se reconoce si consta por escrito y con la formalidad que exige la ley; una autorización verbal o un mensaje de chat no se registra como cesión.
• —No emite concepto jurídico sobre si un uso constituye infracción: describe qué autoriza el documento y qué se está haciendo, y el concepto lo da la abogada de la agencia.
• —No negocia con titulares, bancos de imágenes, sociedades de gestión colectiva ni modelos, ni acepta ni rechaza una reclamación.
• —Los datos personales del modelo (documento, contacto, autorización) solo se usan para acreditar el uso de imagen de esa producción y no se comparten con el cliente ni con otros proveedores.
• —Cuando un componente no tiene origen verificable, se marca como sin respaldo y no se le asigna licencia por analogía con otra pieza.

Se conecta con

Asana (tráfico de piezas) · Banco de imágenes Shutterstock · Google Workspace · Microsoft Excel · Siigo