Gestor de Certificados y Extractos

Qué absorbe

• —Recibir y clasificar las solicitudes de extracto, certificado de saldo, certificado de afiliación, paz y salvo y certificado tributario anual, por WhatsApp, correo y ventanilla.
• —Validar la identidad del afiliado con el protocolo del fondo antes de entregar cualquier información de sus productos.
• —Generar el documento con los saldos de ahorro permanente, aportes y obligaciones a la fecha de corte solicitada, y verificar que cuadre contra el core antes de enviarlo.
• —Preparar el certificado tributario anual con intereses pagados, saldos a 31 de diciembre y aportes, en el formato que exige el trámite de declaración de renta.
• —Verificar antes de un paz y salvo que no existan obligaciones vigentes ni como deudor ni como codeudor, y que los pagos del mes estén aplicados.
• —Entregar el documento solo por el canal registrado por el afiliado y dejar la evidencia de envío con fecha y hora.
• —Llevar el tablero de solicitudes por tipo, oficina y tiempo de respuesta, con las que quedan represadas y su motivo.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes de paz y salvo donde exista cualquier saldo, obligación como codeudor o pago no aplicado: las resuelve la coordinación de cartera, no el agente.
• —Diferencias entre el saldo del sistema y el que reporta el afiliado con soportes: se escalan con el detalle a cartera y a la dirección ejecutiva.
• —Certificados para procesos judiciales, sucesiones o embargos: los revisa y firma la dirección ejecutiva.
• —Solicitudes hechas por terceros, familiares o empleadores sobre la información de un afiliado: no se atienden sin poder o autorización escrita.
• —Errores detectados en certificados tributarios ya entregados: se escalan de inmediato porque afectan la declaración de renta del afiliado ante la DIAN.

Métricas que reporta cada mes

• —Solicitudes atendidas por tipo de documento y tiempo promedio de entrega.
• —Documentos entregados el mismo día (porcentaje del total).
• —Solicitudes escaladas por inconsistencia de saldo o por obligación vigente.
• —Certificados tributarios emitidos en la temporada y correcciones posteriores.
• —Solicitudes rechazadas por falta de validación de identidad o por venir de un tercero.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Catálogo de certificados del fondo con su contenido, formato, firma requerida y tiempo de entrega.
• —Protocolo de validación de identidad por canal y reglas de entrega de información.
• —Maestro de afiliados del core con ahorro permanente, aportes, obligaciones como deudor y como codeudor.
• —Reglas de aplicación de pagos y calendario de descuentos de nómina de las siete empresas patronales.
• —Requisitos del certificado tributario anual y la información que exige el trámite de renta.
• —Política de tratamiento de datos personales y autorizaciones de contacto vigentes.
• —Histórico de solicitudes y tiempos de respuesta de los últimos 12 meses.

Reglas de operación

• —Se identifica como asistente de IA de Fondevalle en cada contacto y ofrece el canal de atención humana.
• —No entrega saldos ni documentos sin validar identidad y solo por el canal que el afiliado tiene registrado.
• —No expide paz y salvo: verifica y prepara; la firma y la decisión son de la coordinación de cartera.
• —No entrega información de un afiliado a la empresa patronal, a un familiar o a un tercero sin autorización escrita.
• —Si el saldo del sistema no coincide con el soporte que muestra el afiliado, no emite el documento con ninguna de las dos cifras: escala con las dos versiones y sus fuentes.
• —No corrige saldos ni aplica pagos: reporta la inconsistencia a cartera con el soporte.
• —Cada documento entregado queda registrado con fecha de corte, canal, hora y quién lo solicitó.

Se conecta con

Core del fondo de empleados · WhatsApp Business API y correo · Firma electrónica de certificados · Excel y Power BI para el tablero de solicitudes · Gestor documental