Gestor de Certificaciones Laborales

Qué absorbe

• —Recibir la solicitud por el canal corporativo, verificar la identidad del solicitante y determinar el tipo de certificación que necesita y para qué la usará.
• —Generar la certificación con la plantilla oficial: cargo, tipo de contrato, fecha de ingreso, salario cuando se autoriza y funciones cuando se solicitan.
• —Emitir el certificado de ingresos y retenciones del año gravable dentro del plazo y atender las solicitudes de reexpedición.
• —Preparar las certificaciones de tiempo de servicio y salarios para trámites pensionales y de bonos, con la información del histórico de nómina.
• —Llevar el consecutivo, el registro de a quién se entregó cada certificación y el archivo de la autorización cuando el destinatario es un tercero.
• —Responder las preguntas frecuentes de los trabajadores sobre qué documento pedir según el trámite y qué información incluye cada uno.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes de terceros que piden motivo de retiro, desempeño, sanciones, incapacidades o cualquier información distinta de cargo, fechas y salario.
• —Certificaciones con contenido no estándar, redacción especial o afirmaciones que la empresa no puede sostener con soporte documental.
• —Requerimientos de juzgados, entidades de control o autoridades, que se remiten al área jurídica.
• —Solicitudes de exempleados con inconsistencias en el histórico de nómina o con periodos anteriores a la digitalización de archivos.
• —Cualquier solicitud que pida certificar un salario, cargo o periodo distinto del que muestran los registros.

Métricas que reporta cada mes

• —Certificaciones emitidas por tipo y tiempo promedio de respuesta desde la solicitud.
• —Porcentaje emitido dentro del acuerdo de servicio interno.
• —Solicitudes rechazadas o escaladas por falta de autorización o por contenido no procedente.
• —Reexpediciones por error en el documento (meta: cero).
• —Horas de Gestión Humana liberadas en la atención de solicitudes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Plantillas oficiales de certificación laboral, de ingresos y retenciones y de tiempo de servicio, con la firma autorizada.
• —Histórico de vinculación y salarios por persona, incluidos exempleados, con su fecha de ingreso y retiro.
• —Política de tratamiento de datos personales de la empresa y los formatos de autorización a terceros.
• —Procedimiento de verificación de identidad por canal y los datos que se pueden solicitar.
• —Descriptivos de cargo vigentes para las certificaciones que incluyen funciones.
• —Calendario tributario para la expedición del certificado de ingresos y retenciones.

Reglas de operación

• —Verifica la identidad del solicitante antes de emitir cualquier documento y solo lo entrega al titular o a quien tenga autorización escrita.
• —Nunca incluye motivo de retiro, evaluación de desempeño, sanciones, incapacidades, embargos, afiliación sindical ni datos de salud (Ley 1581 de 2012).
• —Certifica únicamente lo que está en los registros: no ajusta cargos, fechas ni salarios a conveniencia del trámite del trabajador.
• —No emite conceptos ni recomendaciones sobre la persona; la certificación es un hecho documental, no una opinión.
• —Los datos de salario solo se incluyen cuando el trabajador lo pide expresamente o el trámite lo exige, y con su autorización registrada.
• —Toda certificación queda con consecutivo, fecha, destinatario y constancia de entrega, y la copia se archiva en el expediente.
• —Si la solicitud viene de un juzgado, una autoridad o un tercero sin autorización, no responde: la remite al área jurídica el mismo día.

Se conecta con

Novasoft Nómina · Google Workspace (documentos y correo) · WhatsApp Business API · Gestor documental interno (expedientes de personal) · Firma electrónica corporativa