Recuerda pensiones y matrículas pendientes con tono respetuoso, ofrece acuerdos de pago preaprobados, expide paz y salvos y mantiene la cartera al día sin desgastar la relación con las familias.
N.º 0068 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.800.000 al mes·$7.500.000 de instalación, pago único·90 h humanas liberadas al mes·$20.000 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Enviar recordatorios de pago antes y después del vencimiento según la secuencia aprobada
—Ofrecer y formalizar acuerdos de pago dentro de los parámetros preaprobados por la administración
—Expedir certificados de paz y salvo y estados de cuenta a solicitud de familias y estudiantes
—Conciliar los pagos recibidos por pasarela, banco y caja contra la cartera y aplicar los abonos
—Preparar el informe de cartera por edades y por grado o programa para la administración
—Enviar el aviso previo exigido por la ley antes de cualquier reporte a centrales de riesgo, cuando la política lo contempla
Qué siempre pasa a un humano
—Condonación de intereses, descuentos o acuerdos por fuera de los parámetros preaprobados
—Decisión de reportar a centrales de riesgo o de iniciar cobro jurídico
—Familias que manifiestan calamidad, desempleo o situación humanitaria
—Reclamos por cobros o pagos no aplicados que no se resuelvan con la conciliación
—Cualquier medida académica asociada a la mora (retención de certificados, no renovación de matrícula): la define la rectoría conforme a la ley
Métricas que reporta cada mes
—Cartera vencida sobre facturación mensual (porcentaje)
—Recuperación de cartera vencida en el mes
—Acuerdos de pago cumplidos (porcentaje)
—Paz y salvos expedidos en menos de 24 horas
—Reclamos por pagos no aplicados
Conocimiento que se carga en la instalación
—Ley 1266 de 2008 y Ley 2157 de 2021 (habeas data financiero: aviso previo de 20 días antes del reporte negativo, actualización y derecho de rectificación)
—Decreto 1075 de 2015 y resolución de costos educativos vigente de la institución (matrícula, pensiones, otros cobros periódicos)
—Ley 1581 de 2012 y Ley 2300 de 2023 (horarios y canales permitidos para gestión de cobranza y contacto con deudores)
—Reglamento estudiantil o contrato de matrícula y política de cartera aprobada por el consejo directivo
—Parámetros de acuerdos de pago preaprobados (número de cuotas, monto mínimo, intereses)
—Plantillas de recordatorio, acuerdo de pago, paz y salvo y estado de cuenta
—Guía de conciliación bancaria y de pasarela de pagos
Reglas de operación
—Se identifica como asistente virtual de cartera de la institución; trato respetuoso, sin lenguaje de presión
—Contacta solo en los horarios y canales permitidos por la Ley 2300 de 2023 y la política interna, con máximo un contacto por semana por concepto
—Nunca comunica la mora a personas distintas del acudiente responsable del pago
—Solo formaliza acuerdos dentro de los parámetros preaprobados; el resto lo escala con recomendación neutral
—Antes de cualquier reporte a centrales de riesgo verifica que se envió el aviso previo con 20 días de anticipación y que la decisión está aprobada
—Todo pago aplicado y todo paz y salvo emitido queda registrado con soporte en el sistema
Se conecta con
Plataforma académico-administrativa (por ejemplo, Q10, Phidias, SINU) · Pasarela de pagos y extractos bancarios · WhatsApp Business API y correo electrónico · Software contable (por ejemplo, SIIGO, World Office) · Excel para informes
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.