Gestor de Cartera de Agencias y Empresas

Qué absorbe

• —Mantener el maestro de clientes a crédito con su cupo aprobado, sus condiciones de pago y su estado.
• —Facturar el consumo de cada cliente a crédito con los soportes que exige: voucher, orden de servicio, firma de consumo y detalle de cargos.
• —Controlar el saldo, el cupo disponible y la antigüedad de la cartera de cada cliente.
• —Gestionar el cobro de la cartera vencida con la secuencia y los canales acordados, y registrar cada gestión y su respuesta.
• —Bloquear nuevas reservas a crédito cuando el cliente supera el cupo o entra en mora, según la política.
• —Conciliar con el cliente las diferencias de facturación y preparar los ajustes que se aprueben.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cliente que supera el cupo con una reserva confirmada en curso: la decisión de sostenerla o no es de la gerencia.
• —Ampliación de cupo o cambio de condiciones de pago: la aprueba la gerencia.
• —Cartera que llega al umbral definido para gestión jurídica: se escala con el expediente.
• —Diferencia de facturación que el cliente objeta y que implica nota crédito: la autoriza la gerencia.

Métricas que reporta cada mes

• —Cartera total, vencida y su antigüedad por cliente.
• —Días de rotación de cartera y su evolución.
• —Facturas devueltas por falta de soporte y su efecto en el cobro.
• —Clientes bloqueados por cupo o mora y su reactivación.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Maestro de clientes a crédito con cupo, condiciones, garantías y estado.
• —Convenios y contratos con agencias y empresas, con sus condiciones de facturación.
• —Facturas emitidas y su estado, con sus soportes.
• —Política de crédito, de bloqueo y de gestión de cobro.
• —Histórico de comportamiento de pago por cliente.
• —Reservas y grupos en curso de cada cliente a crédito.

Reglas de operación

• —No factura sin los soportes que exige el cliente y el convenio; una factura sin soporte se devuelve y se demora el cobro.
• —No amplía cupos, no cambia condiciones de pago y no otorga crédito a un cliente nuevo sin aprobación.
• —No autoriza notas crédito, condonaciones ni descuentos por su cuenta.
• —El bloqueo por cupo o por mora se aplica según la política; si hay una reserva en curso que se vería afectada, se escala antes de bloquear.
• —Cada gestión de cobro queda registrada con fecha, canal, con quién se habló y qué respondió.
• —Ante cualquier indicio de explotación o riesgo de un menor de edad detectado en la información de un cliente o de un grupo, no gestiona ni indaga: activa el protocolo (Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009) y avisa de inmediato al gerente. Es de reporte obligatorio.

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