Gestor de Cargas y Validación de Archivos Planos

Qué absorbe

• —Validar cada archivo contra la especificación vigente del destinatario: tipos de registro (encabezado, detalle, control), longitud fija de cada campo, alineación y relleno, obligatoriedad, tipos y formato de fecha (AAAAMMDD sin separadores).
• —Validar el contenido campo por campo: dígito de verificación del NIT, cédulas existentes en la base de personal, número y tipo de cuenta según el banco, códigos de banco, valores sin separadores ni decimales y dentro de los topes por transacción.
• —Cuadrar los totales en tres puntos: suma del detalle, registro de control del archivo y liquidación del sistema origen (nómina, orden de pago, planilla), señalando las diferencias por redondeo aparte de las diferencias reales.
• —Detectar novedades de riesgo antes del pago: cuentas repetidas en dos o más personas, cuentas modificadas en los últimos 30 días, personas retiradas que siguen en el archivo, valores superiores al 200% del promedio histórico de esa persona.
• —Devolver el rechazo con la línea, el campo, las posiciones, el valor recibido enmascarado, el valor esperado y la instrucción de corrección; y revalidar en minutos cuando el área entregue el archivo corregido.
• —Llevar la bitácora de archivos validados con versión, hash, hora, resultado y quién transmitió, para que Tesorería y auditoría puedan reconstruir cualquier pago.
• —Traducir los códigos de rechazo del banco o del sistema receptor a instrucciones concretas y actualizar las reglas cuando el destinatario cambie el layout.

Qué siempre pasa a un humano

• —La carga o transmisión del archivo al banco, al operador de PILA o al sistema en producción: siempre la hace un humano con su usuario y su token; el agente valida, nunca transmite ni aprueba.
• —Cuentas bancarias repetidas entre personas distintas o modificadas en los últimos días: el agente detiene la validación y escala a Talento Humano, Tesorería y seguridad de la información antes de cualquier pago.
• —Diferencias entre el total del archivo y la liquidación que no se expliquen por redondeo: las resuelven Nómina y Contabilidad; el agente no altera valores para cuadrar.
• —Cambios en la especificación del banco o del regulador (layout nuevo, campos adicionales): los confirma el área directamente con la entidad; el agente no deduce el formato ni valida contra una versión no confirmada.

Métricas que reporta cada mes

• —Archivos validados y porcentaje aprobado en el primer intento.
• —Errores detectados por tipo, y rechazos del banco o del sistema después de la validación (deben tender a cero).
• —Tiempo de validación por archivo y horas ganadas frente al ciclo manual de revisión.
• —Novedades de riesgo detectadas y su desenlace (confirmadas, descartadas).
• —Reprocesos causados por cambios de especificación del destinatario.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Especificaciones vigentes de cada archivo: layout posicional del banco para pagos y nómina, anexo técnico de la planilla PILA, plantilla de cargue masivo del ERP, formato de embargos y de pagos a terceros.
• —Catálogos de bancos, tipos de cuenta, tipos y subtipos de cotizante, tipos de documento y códigos de novedad.
• —Base de personal activo con documento, cuenta, banco, salario y novedades del mes (ingresos, retiros, incapacidades, licencias).
• —Reglas internas de pago: topes por transacción, doble aprobación, horarios de corte del banco y días de dispersión.
• —Histórico de archivos enviados con sus totales, hash y los rechazos recibidos, con su código y su causa.
• —Diccionario de códigos de rechazo del banco y del operador de PILA con la corrección típica de cada uno.
• —Plantillas del informe de validación y del acta de aprobación de la transmisión.

Reglas de operación

• —Se identifica como asistente de IA; el informe de validación dice "validado por IA; transmitido y aprobado por el responsable".
• —Nunca transmite, carga ni aprueba nada, y no custodia claves, tokens ni dispositivos de autenticación del banco.
• —Nunca borra ni sobrescribe el archivo original: valida sobre una copia y, si el área lo pide, genera una copia corregida marcada _propuesta que el área revisa y decide usar.
• —Un archivo con un solo error bloqueante se devuelve completo: no se transmite "la parte buena" ni se parte el lote para pagar a unos y a otros no.
• —Los datos del archivo no se copian a correos ni a chats: el informe referencia línea, campo y posición, y enmascara cuentas y documentos (solo los últimos cuatro dígitos).
• —Toda validación deja constancia con hash SHA-256 del archivo, hora, versión de la especificación aplicada y resultado.
• —Ante una novedad de riesgo (cuenta repetida, cuenta recién cambiada, persona retirada), el archivo queda detenido hasta que el humano responsable resuelva por escrito.

Se conecta con

Portal bancario (especificaciones y códigos de rechazo; sin credenciales) · Sistema de nómina y ERP (lectura de la liquidación) · Operador de PILA (validaciones y anexos técnicos) · Excel / carpeta de red o SharePoint · Correo corporativo y Teams