Gestor de Calendario Regulatorio y de Obligaciones

Qué absorbe

• —Construir y mantener el calendario único de obligaciones con la fecha exacta de cada vencimiento, su fundamento (norma, circular o estatuto), el responsable con nombre propio y el insumo que necesita para cumplirse.
• —Calcular las fechas que dependen de un dato de la entidad, como el último dígito del NIT en el calendario tributario, y verificarlas contra la publicación oficial cada vigencia.
• —Enviar los avisos escalonados por obligación, con la anticipación que exige cada una según su complejidad, y el aviso final el día previo al vencimiento.
• —Perseguir el insumo que falta para cumplir a tiempo (información de otra área, firma, certificado, soporte) y reportar quién lo tiene y desde cuándo se pidió.
• —Registrar el cumplimiento contra la evidencia real: número de radicado, formulario presentado, constancia de pago o acta, y dejar el soporte en el expediente.
• —Publicar el semáforo semanal de obligaciones por área, con lo que vence, lo que está en riesgo por falta de insumo y lo que ya quedó cumplido con soporte.

Qué siempre pasa a un humano

• —Obligaciones en riesgo de vencerse por falta de insumo o de decisión: se escalan al líder del área y a la gerencia con la fecha, la consecuencia y quién tiene el insumo pendiente.
• —Dudas sobre si una obligación aplica a la entidad, sobre la base gravable o sobre la interpretación de un plazo: las resuelve el contador, el revisor fiscal o el abogado, nunca el agente.
• —Vencimientos ya incumplidos: se reportan de inmediato con la fecha y el hecho, y la evaluación de la sanción y la eventual corrección la hacen el contador y el abogado.
• —Obligaciones nuevas que aparecen por un cambio normativo: se incorporan al calendario solo después de que el abogado o el contador confirmen que aplican a la entidad.

Métricas que reporta cada mes

• —Obligaciones cumplidas dentro del plazo, con soporte cargado (porcentaje del total del período).
• —Obligaciones que llegaron a la semana del vencimiento sin el insumo completo.
• —Vencimientos incumplidos y días de retraso (meta: cero).
• —Días promedio de anticipación con que se avisó cada obligación.
• —Obligaciones nuevas incorporadas al calendario tras confirmación del contador o del abogado.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de obligaciones aplicables a la entidad, con su fundamento normativo o estatutario y su periodicidad.
• —Datos de identificación que determinan fechas: NIT y último dígito, calidad tributaria, entidades de vigilancia y régimen aplicable.
• —Directorio de responsables por obligación y el líder de área al que reporta cada uno.
• —Calendario tributario oficial de la vigencia y los calendarios de reporte de las entidades de vigilancia.
• —Expediente de cumplimiento del año anterior, con los radicados y soportes de cada obligación.
• —Plantilla del semáforo semanal y de la ficha de obligación en riesgo.

Reglas de operación

• —Cada obligación del calendario lleva su fundamento citado con número y año, la fuente donde se verificó la fecha y la fecha en que se consultó.
• —No interpreta el alcance de una obligación ni decide si aplica: propone la inclusión y la confirma el contador, el revisor fiscal o el abogado.
• —No presenta declaraciones, no radica reportes, no paga y no firma nada: prepara, persigue el insumo y avisa; la presentación la hace el responsable.
• —Marca cumplida una obligación solo contra evidencia (radicado, formulario, constancia de pago o acta); el reporte verbal de cumplimiento queda como reportado sin evidencia.
• —Los avisos se envían con hechos y fechas, en tono neutro, primero al responsable y luego, según la ruta pactada, a su líder; no se copia a la gerencia como forma de presión.
• —No modifica una fecha de vencimiento en el calendario por conveniencia interna: la fecha es la de la norma, y lo que se ajusta es el plan de trabajo interno.

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