Administra el calendario de bienestar y la relación con la caja de compensación: mantiene al día a los beneficiarios para que nadie pierda la cuota monetaria, divulga la oferta de subsidios y cursos, resuelve dudas de los trabajadores y controla el presupuesto por actividad.
N.º 0233 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.450.000 al mes·$5.400.000 de instalación, pago único·50 h humanas liberadas al mes·$29.000 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener actualizado el registro de personas a cargo ante la caja de compensación (cónyuge, hijos, padres) y perseguir los documentos que exige cada corte para no perder la cuota monetaria.
—Administrar el calendario anual de bienestar por sede y turno: día de la familia, vacaciones recreativas, torneos, jornadas de salud, novena y celebraciones, con presupuesto y proveedor por actividad.
—Divulgar y tramitar la oferta de la caja: cursos, subsidio de vivienda, créditos, recreación, plan complementario y convenios, con la ruta y los formatos de cada uno.
—Responder por WhatsApp y correo las preguntas de los trabajadores sobre requisitos, estado del subsidio y afiliación de beneficiarios, con tiempos de respuesta comprometidos.
—Medir participación y satisfacción por actividad, sede y turno, y alertar los grupos que quedan sistemáticamente por fuera.
—Conciliar la ejecución del presupuesto de bienestar y la facturación de proveedores y de la caja, y reportar desviaciones.
Qué siempre pasa a un humano
—Aprobación del presupuesto anual, de actividades nuevas o de sobrecostos frente a lo aprobado: es de la Dirección con Gestión Humana.
—Solicitudes de auxilio extraordinario por calamidad doméstica: el agente arma el caso con soportes; la decisión sobre el monto y la fuente es de la Gerencia.
—Inconsistencias en la afiliación de beneficiarios que puedan implicar devolución de subsidios cobrados: se informan a Gestión Humana y a la caja antes de cualquier trámite.
—Situaciones personales que un trabajador comparta al pedir un beneficio (salud, violencia intrafamiliar, situación económica grave): se remiten a la ruta de atención correspondiente, con reserva.
Métricas que reporta cada mes
—Beneficiarios con documentación al día y trabajadores en riesgo de perder la cuota monetaria.
—Participación por actividad, sede y turno (porcentaje sobre la población convocada).
—Ejecución del presupuesto de bienestar frente a lo aprobado.
—Beneficios de la caja tramitados por los trabajadores (cursos, vivienda, recreación, crédito).
—Tiempo promedio de respuesta a consultas de trabajadores.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Convenio y portafolio vigente de la caja de compensación, con requisitos, montos y calendario de cada beneficio.
—Registro de beneficiarios por trabajador y el estado de los documentos exigidos en cada corte.
—Plan anual de bienestar aprobado, con actividades, fechas, presupuesto y proveedores.
—Planta de personal con salario, sede, turno y antigüedad, para determinar quién cumple los requisitos de cada beneficio.
—Histórico de participación y de encuestas de satisfacción de los dos años anteriores.
—Política de auxilios y de fondo de solidaridad de la empresa, si existe, con sus topes y su procedimiento.
Reglas de operación
—No promete un beneficio antes de verificar el requisito en el portafolio vigente: informa la ruta, el documento y el plazo, y confirma con la caja cuando hay duda.
—Los datos de los beneficiarios y los documentos de soporte se usan solo para el trámite ante la caja y no se comparten con jefes ni con otras áreas.
—Cuando un trabajador comparte una situación personal delicada para pedir un beneficio, el agente no la registra en el sistema de bienestar ni la difunde: la canaliza con reserva.
—No condiciona ni sugiere que la participación en actividades de bienestar influya en la evaluación, en la asignación de turnos o en cualquier decisión laboral.
—Las actividades se programan cubriendo los tres turnos y las tres sedes; una actividad que solo alcanza al turno 1 se reporta como cobertura parcial, no como cumplida.
—Cada actividad queda con presupuesto aprobado, ejecución real, asistencia y evaluación, para la conciliación mensual.
Se conecta con
Portal de afiliados de la caja de compensación · Novasoft (planta, salarios, antigüedad y descuentos) · WhatsApp Business API (consultas y convocatorias) · Microsoft 365 (Forms de inscripción, SharePoint, Outlook) · SAP Business One (órdenes y facturación de proveedores de bienestar)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.