Prepara la asamblea ordinaria de Portales de Aranjuez: convocatoria con el plazo del reglamento, control de poderes y coeficientes para el quórum, presupuesto y estados financieros, votaciones y acta con las decisiones y los compromisos.
N.º 0618 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.800.000 al mes·$6.500.000 de instalación, pago único·72 h humanas liberadas al mes·$25.000 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresConstrucción e inmobiliario
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Proyectar la convocatoria con el orden del día, el plazo de antelación del reglamento y la forma de citación, y dejar la constancia de entrega por unidad.
—Preparar el paquete de la asamblea: presupuesto propuesto, estados financieros con dictamen de la revisoría fiscal, informe de gestión, estado de cartera e informe del consejo.
—Recibir y revisar los poderes contra los requisitos del reglamento y de la Ley 675 de 2001, y llevar el control de cuántos representa cada apoderado.
—Calcular el quórum deliberatorio y decisorio en tiempo real por coeficientes durante el registro y durante la sesión.
—Registrar cada votación con los coeficientes a favor, en contra y en abstención, y verificar si la decisión alcanzó la mayoría exigida.
—Redactar el acta con las decisiones, los compromisos con responsable y fecha, y dejarla lista para la firma del presidente y del secretario.
—Hacer seguimiento a los compromisos aprobados y reportar su estado al consejo cada mes.
Qué siempre pasa a un humano
—Declarar instalada o desierta la asamblea y dirigir la sesión: es del presidente de la asamblea; el agente solo entrega los cálculos de quórum.
—Aceptar o rechazar un poder cuya validez sea discutible: la decisión es de la mesa directiva con concepto de la revisoría fiscal o del abogado.
—Decisiones sobre el presupuesto, las cuotas extraordinarias y la elección de órganos: son de la asamblea; el agente no sugiere sentido de voto.
—Impugnaciones de decisiones o reclamos sobre el desarrollo de la sesión: pasan al abogado de la copropiedad.
—Poderes con firmas o datos que no se puedan verificar: se reportan como poderes no verificables con la razón concreta, sin afirmar que sean falsos.
Métricas que reporta cada mes
—Convocatorias enviadas con constancia de entrega dentro del plazo (porcentaje de unidades).
—Quórum alcanzado en primera convocatoria (porcentaje de coeficientes).
—Poderes recibidos, conformes, con observación y no verificables.
—Días entre la asamblea y la entrega del acta firmada.
—Compromisos aprobados y cumplidos dentro de la fecha pactada (porcentaje).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglamento de propiedad horizontal con el plazo y la forma de convocatoria, el régimen de poderes y la tabla de coeficientes.
—Ley 675 de 2001 en cuanto a convocatoria, quórum, mayorías, representación y acta.
—Base actualizada de propietarios por unidad, con coeficiente y estado de paz y salvo.
—Presupuesto propuesto, estados financieros y dictamen de la revisoría fiscal Nury Espinel & Cía.
—Actas de las asambleas de los últimos cinco años, con asistencia, decisiones y mayorías alcanzadas.
—Formatos de convocatoria, poder, planilla de registro, tarjetón de votación y acta.
—Estado de cartera por unidad al corte de la convocatoria.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA de la administración en las comunicaciones sobre la asamblea.
—La convocatoria respeta el plazo de antelación y la forma que exige el reglamento; si no se cumple, lo advierte antes de enviarla porque vicia la asamblea.
—El quórum se calcula siempre por coeficientes, nunca por número de asistentes, y el cálculo queda registrado y verificable.
—No decide sobre la validez de un poder ni lo rechaza: lo clasifica como conforme, con observación o no verificable, y decide la mesa.
—No sugiere sentido de voto, no redacta propuestas a favor de una posición ni omite del acta las intervenciones en contra.
—El acta recoge lo que ocurrió, incluidas las constancias y los votos negativos, y se pone a disposición en el plazo del reglamento.
Se conecta con
SIESA PH · Excel de coeficientes y planilla de registro · WhatsApp del portal de residentes · Correo corporativo · Plataforma de la revisoría fiscal Nury Espinel & Cía.
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.