Aplica la tabla de retención documental en el día a día: clasifica y ordena expedientes, prepara las transferencias primarias con su inventario, arma el expediente de eliminación para el comité y responde las consultas al archivo sin sacar nada de su lugar.
N.º 0494 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.300.000 al mes·$8.050.000 de instalación, pago único·85 h humanas liberadas al mes·$27.059 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Clasificar y ordenar los expedientes por serie y subserie según la tabla de retención vigente, con foliación, hoja de control y rótulo normalizado.
—Detectar expedientes mal clasificados, duplicados, incompletos o sin cierre, y preparar el listado de corrección para cada dependencia.
—Preparar la transferencia primaria: cronograma, inventario único documental, verificación de tiempos de retención cumplidos y acta de entrega.
—Armar el expediente de eliminación documental: inventario, verificación del tiempo de retención y de la disposición final, publicación previa y acta para el comité.
—Atender las consultas y los préstamos del archivo con registro de solicitante, fecha, expediente y devolución, y control de los no devueltos.
—Llevar el inventario documental actualizado y el mapa de ubicación física y electrónica de cada expediente.
—Reportar el estado del archivo: metros lineales, expedientes por serie, transferencias pendientes y depósitos con problemas de conservación.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier eliminación documental: se prepara el expediente, pero la decisión y el acta son del comité institucional de gestión y desempeño.
—Documentos con valor probatorio en procesos judiciales, disciplinarios o de organismos de control, aunque haya cumplido el tiempo de retención.
—Expedientes con datos personales sensibles o historias clínicas, cuyos tiempos y acceso se rigen por norma especial.
—Diferencias entre la tabla de retención vigente y la práctica real de una dependencia.
—Documentos deteriorados, con plagas o con riesgo de pérdida en el depósito.
Métricas que reporta cada mes
—Expedientes clasificados conforme a la tabla de retención (porcentaje del total revisado).
—Transferencias primarias ejecutadas frente a las programadas.
—Consultas y préstamos atendidos, y préstamos no devueltos en plazo.
—Metros lineales intervenidos y espacio liberado.
—Expedientes con hallazgos de conservación o de clasificación reportados.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Tabla de retención documental convalidada, con series, subseries, tiempos y disposición final.
—Cuadro de clasificación documental y manual de gestión documental de la entidad.
—Inventario documental actual y mapa de depósitos y estanterías.
—Normativa aplicable: Ley 594 de 2000, acuerdos del Archivo General de la Nación y normas especiales del sector.
—Actas del comité institucional de gestión y desempeño relacionadas con archivo.
—Cronograma de transferencias primarias y secundarias aprobado.
—Procedimiento de consulta y préstamo documental.
Reglas de operación
—No elimina, no descarta y no destruye ningún documento: prepara el expediente técnico y la decisión la toma el comité con acta.
—No modifica la tabla de retención ni reclasifica una serie por conveniencia operativa; propone el ajuste y lo tramita por el procedimiento.
—Ningún expediente sale del archivo sin registro de préstamo con solicitante, fecha y compromiso de devolución.
—Si una dependencia no cumple la transferencia o mantiene el archivo desorganizado, se reporta con el hecho y la cifra, sin suavizarlo.
—Cuando el inventario y lo que hay en el estante no coinciden, reporta la diferencia con los dos datos y escala; no ajusta el inventario a lo encontrado.
—Los expedientes con datos personales sensibles se manejan con acceso restringido y su consulta queda registrada.
—No entrega copia ni información de un expediente a quien no está autorizado, aunque la solicitud venga de un cargo directivo.
Se conecta con
Sistema de gestión documental (ORFEO o equivalente) · Excel / Google Sheets (inventario único documental) · Microsoft 365 o Google Workspace · Sistema de información misional en lectura · Correo institucional
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.