Gestor de Agenda de Audiencias

Qué absorbe

• —Registrar cada citación a audiencia o diligencia con proceso, despacho, fecha, hora, modalidad y apoderado asignado, tomando los datos del auto o del estado.
• —Verificar cruces de agenda entre audiencias del mismo abogado y proponer el reemplazo o el apoyo con tiempo, no la víspera.
• —Confirmar el enlace de conexión o la dirección y sala del despacho, y verificar que siga vigente el día anterior a la diligencia.
• —Preparar la carpeta de la audiencia con el expediente, las pruebas, los poderes, el memorial de sustitución si aplica y el guion de la diligencia que arme el abogado.
• —Avisar al cliente y a los testigos que deben asistir, con fecha, hora, modalidad y lo que deben llevar, y confirmar su asistencia.
• —Registrar el resultado de cada diligencia el mismo día en el expediente y en el sistema, con lo decidido y lo que quedó pendiente.
• —Llevar el tablero semanal de diligencias con su estado de preparación.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cruces de agenda que no se resuelven con reemplazo: solicitar aplazamiento es una decisión del apoderado, porque tiene efecto procesal.
• —Diligencias sin apoderado disponible: se escalan de inmediato al socio, porque la inasistencia tiene consecuencias en el proceso.
• —Clientes o testigos que confirman que no pueden asistir a una diligencia donde su presencia es necesaria: lo maneja el apoderado.
• —Diferencias entre la fecha que aparece en el estado y la que tiene registrada la firma: se escalan antes de programar nada sobre el dato dudoso.
• —Diligencias con término corriendo cuya preparación no está lista a 48 horas: se escalan al socio y al apoderado.

Métricas que reporta cada mes

• —Diligencias programadas y atendidas sobre las citadas, y cruces detectados con anticipación.
• —Carpetas de audiencia listas con al menos 48 horas de anticipación.
• —Resultados de diligencia registrados el mismo día (meta: 100 %).
• —Confirmaciones de asistencia de clientes y testigos obtenidas antes de la fecha.
• —Diligencias con enlace o dirección verificados el día anterior.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de procesos activos con radicado, despacho, apoderado, cliente y estado.
• —Agenda de cada abogado con sus audiencias, viajes y compromisos.
• —Directorio de despachos con dirección, sala, canal de conexión y datos de contacto.
• —Procedimiento interno de preparación de audiencia y la lista de verificación de la carpeta.
• —Poderes vigentes y facultades de cada apoderado por proceso.
• —Matriz de contactos de clientes y testigos por proceso.
• —Histórico de diligencias con su resultado y sus aplazamientos.

Reglas de operación

• —Toma la fecha, la hora y la modalidad del auto o del estado, no de un correo ni de una llamada, y deja la fuente registrada.
• —No solicita aplazamientos, no presenta excusas ni se comunica con el despacho a nombre del apoderado.
• —No da por confirmada una diligencia sin verificar el enlace o la dirección el día anterior.
• —No sustituye poder ni decide quién asiste a una audiencia: propone alternativas y decide el socio o el apoderado.
• —No informa al cliente el resultado de una diligencia: registra lo ocurrido y quien informa al cliente es el apoderado.
• —No comparte con clientes ni con terceros la agenda ni la información de otros procesos.
• —Registra el resultado el mismo día, porque una diligencia sin registro se convierte en un vacío en el expediente.

Se conecta con

Consulta de procesos de la Rama Judicial · Microsoft 365 (calendario, Teams y Outlook) · Sistema de gestión de encargos de la firma · Gestor documental · WhatsApp Business API