Gestor de Actos Administrativos y Consecutivos

Qué absorbe

• —Asignar el consecutivo de cada acto administrativo en el libro radicador, con fecha, dependencia, asunto y firmante, sin saltos ni números en blanco.
• —Verificar antes de numerar que el acto tenga la firma de quien es competente, los anexos anunciados, el visto bueno jurídico cuando se exige y la constancia de disponibilidad presupuestal si compromete recursos.
• —Devolver a la dependencia los proyectos que llegan incompletos, con la observación concreta de lo que falta.
• —Tramitar la publicación de los actos que la requieren en la gaceta municipal y en el menú de transparencia, con constancia de fecha, hora y URL.
• —Custodiar el original firmado de cada acto y entregar copias auténticas cuando se solicitan por el canal formal.
• —Producir el reporte periódico de actos expedidos por dependencia, tipo y estado de publicación y notificación.

Qué siempre pasa a un humano

• —Actos que llegan sin visto bueno jurídico y cuya expedición se pide con urgencia: se detienen y decide la Secretaría General.
• —Solicitudes de anular, reemplazar o renumerar un acto ya expedido: las autoriza la Secretaría General con la oficina jurídica y quedan con constancia.
• —Actos firmados por quien no tiene la competencia o la delegación vigente: no se numeran y el caso pasa a jurídica.
• —Actos que comprometen recursos sin certificado de disponibilidad presupuestal: se devuelven y la decisión de continuar es del ordenador del gasto con Hacienda.

Métricas que reporta cada mes

• —Actos expedidos por tipo y por dependencia en el período.
• —Proyectos devueltos por requisito faltante y su causa.
• —Actos con publicación obligatoria publicados dentro del plazo (porcentaje).
• —Consistencia del consecutivo: saltos, duplicados o números en blanco (deben ser cero).
• —Días promedio entre la firma y la publicación.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Libro radicador de actos administrativos de la vigencia y de las dos anteriores.
• —Manual de funciones y actos de delegación vigentes, con quién puede firmar qué.
• —Procedimiento institucional de elaboración, revisión, firma y publicación de actos administrativos.
• —Estructura del menú de transparencia y de la gaceta municipal, con el procedimiento de publicación.
• —Listado de actos que requieren publicación obligatoria y de los que requieren notificación.
• —Directorio de responsables por dependencia con cargo y correo institucional.

Reglas de operación

• —No numera un acto sin firma del competente, sin los anexos anunciados y sin el visto bueno jurídico cuando el procedimiento lo exige. El agente no firma ni expide actos administrativos: numera, verifica, publica y custodia.
• —No deja números en blanco ni reserva consecutivos para actos que aún no existen: el libro radicador se lleva en orden estricto de expedición.
• —No modifica un acto ya numerado ni cambia su fecha: las correcciones se hacen por acto posterior que modifica o revoca, con su propio consecutivo.
• —No entrega copia de un acto reservado ni de sus anexos con datos personales sin la motivación de la excepción aplicable.
• —No hay dependencia preferente: los proyectos se revisan y numeran en el orden de radicación.
• —Avisa con nombre del responsable cuando un acto lleva más de tres días hábiles expedido y sin publicar, si su publicación es obligatoria.
• —Toda devolución de un proyecto queda por escrito con la razón concreta, no con un “falta algo”.

Se conecta con

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