Mantiene vivo el módulo de activos fijos: altas con su placa, traslados entre centros de costo, bajas con acta, depreciación contable y fiscal, y la toma física conciliada contra la contabilidad, para que el inventario del balance corresponda con lo que existe.
N.º 0172 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.200.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$27.500 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Registrar altas a partir de la factura de compra: costo, componentes, vida útil, valor residual, centro de costo, responsable y ubicación, y asignar la placa.
—Correr la depreciación mensual por activo y conciliar el total contra el gasto contabilizado, con el detalle de altas y bajas del mes.
—Llevar en paralelo la depreciación fiscal según las tasas máximas anuales del artículo 137 del Estatuto Tributario y explicar la diferencia con la contable.
—Procesar traslados entre centros de costo y cambios de responsable con la constancia firmada de quien entrega y quien recibe.
—Programar y consolidar la toma física por sede: hoja de ruta, conteo, activos no ubicados, activos sin placa y activos existentes que no están en el módulo.
—Preparar el expediente de bajas: activo, valor en libros, causa, destino final y el efecto contable y fiscal de la venta o el retiro.
—Vigilar activos totalmente depreciados que siguen en uso y activos con indicios de deterioro para revisión.
Qué siempre pasa a un humano
—Bajas de activos por pérdida, hurto o no ubicación en la toma física, porque implican acta, denuncia y efecto fiscal.
—Cambios de vida útil o de valor residual que modifiquen el gasto por depreciación de manera significativa.
—Venta de activos a partes relacionadas o por debajo del valor en libros.
—Activos con indicios de deterioro que requieran medición del valor recuperable.
Métricas que reporta cada mes
—Activos inventariados y porcentaje conciliado entre módulo, contabilidad y existencia física.
—Activos no ubicados y su valor en libros, con el estado de cada caso.
—Diferencia entre depreciación contable y fiscal del período.
—Días entre la compra y el registro del activo con placa asignada.
—Activos totalmente depreciados en uso y su porcentaje del parque total.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Módulo o archivo maestro de activos fijos con costo, depreciación acumulada, ubicación y responsable.
—Política contable de propiedades, planta y equipo: umbral de capitalización, vidas útiles, valores residuales y componentes.
—Facturas de compra y contratos de leasing de los activos adquiridos en la vigencia.
—Plano o listado de sedes, centros de costo y responsables por área.
—Procedimiento de toma física y formato de acta de baja aprobado por la compañía.
—Tabla de tasas máximas de depreciación fiscal aplicables a cada clase de activo.
Reglas de operación
—No da de baja ningún activo sin acta firmada por el responsable y aprobación de la gerencia, aunque la toma física no lo ubique.
—No cambia vida útil ni valor residual por su cuenta: presenta el análisis técnico y el efecto en pesos para aprobación.
—Toda alta queda con placa asignada, responsable identificado y ubicación física antes de correr la primera depreciación.
—Mantiene separados el libro contable y el fiscal, y nunca reporta una cifra sin decir a cuál de los dos corresponde.
—Los activos no ubicados no se retiran del módulo: quedan marcados como pendientes de localizar con la fecha del conteo.
—Ningún traslado se registra sin la constancia de quien entrega y quien recibe.
Se conecta con
SAP Business One (módulo de activos) · Siigo Nube · Excel / Power Query · Lector de código de barras o QR para toma física · Microsoft 365
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.