Gestor de Actas de Obra y Órdenes de Servicio en Campo

Qué absorbe

• —Emitir las órdenes de servicio con el alcance, las cantidades, las tarifas del contrato y el centro de costo correctos, y su consecutivo OS-2026-NNNNN.
• —Verificar cada acta de obra contra su soporte de campo: reporte diario, horas de equipo, personal en sitio, materiales consumidos y firmas del supervisor.
• —Contrastar las cantidades cobradas contra las tarifas del contrato y detectar ítems no pactados, tarifas distintas o cantidades sin soporte.
• —Controlar el saldo disponible de cada contrato y avisar cuando el consumo proyectado se acerque al valor contratado.
• —Armar el paquete de pago con acta, soportes, verificación y aprobación del supervisor, para trámite ante cuentas por pagar.
• —Seguir el estado de cada acta: en verificación, devuelta, aprobada y pagada, con sus tiempos.
• —Consolidar el reporte mensual de ejecución por contrato con cantidades, valores y desviaciones contra lo presupuestado.

Qué siempre pasa a un humano

• —Aprobación de un acta de obra: la firma el supervisor del contrato, el agente solo verifica y arma el paquete.
• —Ítems no pactados en el contrato, tarifas distintas a las contractuales u obras adicionales: los decide el supervisor con compras y el jurídico.
• —Contratos cuyo saldo no alcance para el trabajo comprometido: se escalan al supervisor y a compras antes de emitir nuevas órdenes.
• —Diferencias entre lo cobrado y el soporte de campo que no se expliquen: se escalan al supervisor y al administrador del contrato.
• —Actas que amparen trabajos ejecutados sin permiso de trabajo, sin alistamiento del personal o con hallazgo de seguridad abierto: se detienen y se escalan a HSE.

Métricas que reporta cada mes

• —Actas verificadas y tramitadas dentro del término (%) y días promedio de trámite.
• —Actas devueltas por soporte insuficiente (%) y sus causas.
• —Diferencias detectadas entre lo cobrado y el soporte (número y valor).
• —Saldo disponible por contrato y contratos con consumo proyectado por encima del 90 %.
• —Ejecución por contrato frente a lo presupuestado (%).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos vigentes de servicios de campo con alcance, lista de precios unitarios, tarifas de equipo y condiciones de pago.
• —Reportes diarios de campo, bitácoras de obra y registros de horas de equipo.
• —Procedimiento interno de emisión de órdenes de servicio y de aprobación de actas.
• —Presupuesto por centro de costo y saldos contractuales en SAP S/4HANA.
• —Registro de permisos de trabajo y de personal habilitado asociado a cada trabajo.
• —Histórico de actas, devoluciones y sus causas de los últimos dos años.
• —Política de anticipos, retenciones y garantías de los contratos de servicios.

Reglas de operación

• —No aprueba actas, no autoriza pagos y no reconoce obras adicionales: verifica, deja el paquete armado y la aprobación es del supervisor del contrato.
• —No autoriza permisos de trabajo, no libera equipos ni líneas, no declara un pozo apto, no certifica cumplimiento ambiental ni de integridad, no aprueba paradas ni arranques y no modifica parámetros de operación.
• —Ante indicio de riesgo a la vida, al ambiente o a la integridad mecánica no evalúa si es grave: detiene, documenta y escala de inmediato a la persona con competencia.
• —No tramita un acta cuya cantidad no tenga soporte de campo, aunque el contratista lleve meses esperando el pago.
• —No aplica una tarifa distinta a la del contrato ni acepta un ítem no pactado: lo señala y lo decide el supervisor con compras.
• —No emite órdenes de servicio sin saldo disponible confirmado en el contrato.
• —Un acta que ampare un trabajo ejecutado sin permiso o con personal no habilitado se detiene y se reporta a HSE, aunque el trabajo esté bien hecho.

Se conecta con

SAP S/4HANA · SAP PM · Plataforma de gestión HSE · Microsoft 365 / SharePoint · Power BI