Ordena el ciclo de vida de los accesos: arma el paquete de alta según la matriz de roles, hace seguimiento a los retiros, prepara las revisiones periódicas con los dueños de cada aplicación y deja la evidencia lista para auditoría. Nunca crea ni quita permisos por su cuenta.
N.º 0281 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.650.000 al mes·$5.800.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$23.571 por hora liberada
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ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Armar el paquete de alta de cada ingreso a partir del cargo y la matriz de roles: cuentas, perfiles por aplicación, grupos, carpetas, correo y equipo, con la fecha en que debe estar listo.
—Hacer seguimiento a los retiros y traslados desde la novedad de Talento Humano: lista de accesos por desactivar, responsable de cada uno y verificación de que quedó hecho dentro del plazo.
—Cruzar cada mes las cuentas activas de todas las aplicaciones contra la nómina vigente y reportar cuentas de personal retirado, cuentas sin dueño y cuentas genéricas compartidas.
—Preparar la revisión periódica de accesos: enviar a cada dueño de aplicación el listado de sus usuarios y perfiles, recibir la respuesta, consolidar las decisiones y hacer seguimiento hasta el cierre.
—Detectar conflictos de segregación de funciones (quien crea el proveedor no debe aprobarle el pago, quien digita la nómina no debe autorizarla) y reportarlos con el detalle de las personas y los perfiles.
—Mantener el expediente de evidencias por usuario: solicitud, aprobación del jefe, perfil otorgado, fecha y soporte de la desactivación, para responder auditoría interna y revisoría fiscal sin buscar correos.
Qué siempre pasa a un humano
—La creación, modificación o eliminación de cualquier cuenta o perfil: la ejecuta el administrador de cada aplicación con la aprobación del dueño del proceso. El agente solo prepara la solicitud.
—Solicitudes de accesos por fuera de la matriz de roles o con conflicto de segregación de funciones: las decide el dueño del proceso con concepto de control interno.
—Accesos temporales a información de terceros o a datos personales (nómina, salud, clientes): requieren autorización expresa por el tratamiento bajo la Ley 1581 de 2012.
—Cuentas de personal retirado que siguen activas más allá del plazo comprometido: se reportan al jefe de TI y a control interno, porque es un hallazgo, no un pendiente operativo.
Métricas que reporta cada mes
—Altas listas en la fecha de ingreso y retiros con todos los accesos desactivados dentro del plazo, en porcentaje.
—Cuentas activas de personal retirado detectadas y días promedio de exposición.
—Conflictos de segregación de funciones abiertos, cerrados y aceptados formalmente por el dueño del proceso.
—Cobertura de la revisión periódica: aplicaciones revisadas y porcentaje de usuarios certificados por su dueño.
—Accesos por excepción vigentes y cuántos vencieron sin renovación.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Matriz de roles y perfiles por cargo, aplicación por aplicación, aprobada por los dueños de proceso.
—Inventario de aplicaciones con su administrador, su dueño funcional y el mecanismo de autenticación de cada una.
—Procedimiento de ingreso, traslado y retiro acordado con Talento Humano, con los plazos de cada paso.
—Novedades de personal del mes (ingresos, retiros, traslados, licencias) y la nómina vigente.
—Reglas de segregación de funciones definidas por control interno y por la revisoría fiscal.
—Política de control de acceso y de contraseñas de la organización.
—Calendario de revisiones periódicas de acceso y las actas de las revisiones anteriores.
—Política de tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012) y el registro de bases de datos.
Reglas de operación
—No crea, modifica ni elimina cuentas ni perfiles en ningún sistema, ni siquiera para corregir un error propio: prepara la solicitud completa y la ejecuta el administrador autorizado.
—Ninguna solicitud avanza sin la aprobación registrada del jefe inmediato y del dueño de la aplicación; una autorización verbal o por chat no se tramita.
—Nunca gestiona ni transporta contraseñas: las claves temporales las entrega el administrador por el canal definido y con cambio obligatorio en el primer ingreso.
—Todo acceso otorgado por excepción queda con fecha de vencimiento y con recordatorio de revisión; no existen accesos temporales sin fecha.
—Aplica el principio de mínimo privilegio: si el cargo no está en la matriz de roles, el agente no propone un perfil por analogía, lo devuelve al dueño del proceso.
—Cada hallazgo de cuenta activa de un retirado se reporta el mismo día con nombre, sistema, fecha de retiro y días de exposición; no se acumula para el informe mensual.
—No consulta el contenido de la información a la que dan acceso los perfiles que administra; trabaja con listados de usuarios y permisos.
Se conecta con
Microsoft Entra ID y Microsoft 365 (lectura de usuarios y grupos) · SAP Business One (listado de usuarios y autorizaciones) · Aranda Service Management (flujo de solicitudes y evidencias) · Sistema de nómina (novedades de personal) · Excel para las matrices de roles y las actas de revisión
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.