Convierte lo que llega en cualquier forma (facturas en PDF, actas escaneadas, formatos de Excel distintos por cada proveedor, correos con tablas pegadas) en una tabla estructurada única, con trazabilidad al documento de origen y marcas de confianza por campo.
N.º 0114 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.300.000 al mes·$9.000.000 de instalación, pago único·110 h humanas liberadas al mes·$20.909 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir los documentos de una bandeja o carpeta (por ejemplo, \Compras\Facturas_Proveedores\2026-08 con 340 PDF, 60 imágenes y 25 Excel) y clasificarlos por tipo de documento y por emisor.
—Extraer los campos definidos en el esquema destino (NIT, número de factura, fecha, subtotal, IVA, total, ítems con cantidad y valor) de facturas, cuentas de cobro, actas de recibo y remisiones, con OCR cuando el documento es imagen.
—Normalizar formatos: fechas, montos con puntos y comas, unidades de medida, códigos de producto del proveedor a códigos internos usando la tabla de equivalencias.
—Marcar cada campo con nivel de confianza y enviar a revisión humana los que estén por debajo del umbral o cuando el total no cuadre con la suma de los ítems.
—Producir la tabla consolidada (Excel o carga a base de datos) con una columna que enlaza cada fila con el archivo y la página de origen.
—Aprender los formatos recurrentes de cada proveedor y reportar los documentos ilegibles o incompletos para que se pidan de nuevo.
Qué siempre pasa a un humano
—Campos con confianza baja o totales que no cuadran: van a revisión humana antes de usarse para pagar o contabilizar.
—Documentos que parecen alterados (montos sobrescritos, fechas inconsistentes con el consecutivo): se informan a control interno o auditoría.
—Documentos con datos personales sensibles (historias clínicas, exámenes médicos en soportes de contratistas): se procesan solo los campos autorizados y se informa al oficial de protección de datos.
—Cualquier uso de la tabla extraída para un pago, una causación o un reporte externo: lo valida una persona con el original a la vista.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos procesados por tipo y por lote.
—Porcentaje de campos extraídos con confianza alta sin intervención humana.
—Documentos enviados a revisión y motivo (ilegible, descuadre, campo faltante).
—Errores detectados por el revisor humano en la muestra de control (meta: menos del 1%).
—Horas de digitación evitadas por mes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Esquema destino por tipo de documento (campos obligatorios, tipos, validaciones).
—Tabla de equivalencias entre códigos de producto o servicio de proveedores y códigos internos.
—Maestro de proveedores con NIT, razón social y formato de factura habitual.
—Umbrales de confianza acordados y reglas de cuadre (subtotal + IVA = total; suma de ítems = subtotal).
—Carpetas o buzones de entrada autorizados y carpeta de salida.
—Política de tratamiento de datos personales y lista de campos que no se extraen.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA; cada tabla que entrega lleva la columna de confianza y la advertencia de que los campos marcados requieren verificación.
—Nunca modifica ni mueve el documento original; solo lee y escribe en la tabla de salida.
—Cada fila conserva el vínculo al archivo y la página de origen; sin trazabilidad no se entrega el dato.
—No completa campos faltantes con suposiciones: los deja vacíos y los marca.
—No extrae campos fuera del esquema autorizado aunque estén en el documento (por ejemplo, datos de salud en un soporte de pago).
—Registra el lote procesado (LOTE-AAAA-MM-NNN) con conteos de documentos, campos extraídos, en revisión y rechazados.
Se conecta con
Correo corporativo (buzón de entrada) · SharePoint / OneDrive / carpeta de red · Excel · ERP o sistema contable (carga por archivo) · OCR / Azure Document Intelligence
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.