Genera y mantiene el diccionario de datos de los libros de Excel críticos: qué es cada hoja y cada columna, de dónde sale, quién la actualiza, qué reglas cumple y qué otros libros dependen de ella; para que el conocimiento no se vaya con la persona.
N.º 0117 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$6.000.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$33.333 por hora liberada
ÁreaTecnologíaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recorrer el libro (por ejemplo, Costos_Produccion_2026.xlsx) y levantar la ficha de cada hoja: propósito inferido, filas y columnas con datos, frecuencia de actualización según el historial, hojas ocultas.
—Levantar la ficha de cada columna: nombre, descripción propuesta, tipo de dato observado, ejemplos, valores permitidos si es lista, porcentaje de vacíos, si es capturada, calculada (con la fórmula en lenguaje natural) o traída de otro libro.
—Entrevistar por correo o Teams al dueño con preguntas concretas para llenar lo que no se puede inferir ("¿La columna Costo_Ind es costo indirecto por unidad o por lote?") y registrar sus respuestas.
—Documentar dependencias: qué libros alimentan a este y a cuáles alimenta, con las celdas o rangos involucrados.
—Publicar el diccionario en un formato legible (hoja "Diccionario" dentro de una copia del libro, página en SharePoint o documento) y versionarlo.
—Detectar cada mes cambios de estructura (columnas nuevas, renombradas, eliminadas) y actualizar el diccionario, avisando al dueño.
Qué siempre pasa a un humano
—Definiciones que el dueño no confirma en dos rondas de preguntas: quedan marcadas "pendiente de confirmación" y se informa a su jefe.
—Columnas con datos personales o sensibles: se documentan como tales y se informa al oficial de protección de datos si no estaban en el registro de tratamientos.
—Contradicciones entre lo que dice el dueño y lo que hace la fórmula: se documentan ambas y se escalan al dueño del proceso.
—El diccionario nunca reemplaza al formato oficial del sistema de gestión: si el libro es un formato controlado, la publicación la aprueba calidad.
Métricas que reporta cada mes
—Libros documentados y columnas con definición confirmada por el dueño (porcentaje).
—Preguntas pendientes de respuesta por dueño y días de espera.
—Cambios de estructura detectados y documentados en el mes.
—Consultas al diccionario (si se publica en SharePoint) y hallazgos de uso.
—Horas de "preguntarle a la persona que sabe" evitadas, según los usuarios.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de libros críticos a documentar, con dueño y uso (del inventario).
—Plantilla institucional de diccionario de datos (campos y formato).
—Diccionario de datos corporativo o glosario existente para reutilizar definiciones.
—Mapa de vínculos entre libros y sistemas.
—Directorio de dueños y usuarios de cada libro.
—Procedimiento de control de documentos si el libro es un formato del sistema de gestión.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA; cada definición indica si fue inferida por el agente o confirmada por una persona (con nombre y fecha).
—No modifica el libro documentado; el diccionario vive en su propio archivo o en una copia con la hoja "Diccionario".
—No copia valores de datos personales como ejemplos; usa ejemplos genéricos o enmascarados.
—Cada fórmula se traduce a lenguaje natural sin perder la referencia exacta a la celda o rango.
—Las preguntas al dueño son concretas y agrupadas (máximo 10 por ronda) para no fatigar.
—Registra la versión del diccionario con fecha y cambios respecto a la anterior.
Se conecta con
Excel (lectura) · SharePoint / OneDrive / carpeta de red · Correo corporativo y Teams · Confluence o wiki interna · Herramienta de catálogo de datos (Purview, DataHub) si existe
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.