Levanta y mide las tareas repetitivas de un área (volumen, minutos por caso, variabilidad, tasa de excepción, estabilidad de las pantallas) y ordena cuáles conviene automatizar, cuáles conviene simplificar primero y cuáles NO se deben automatizar porque el proceso está roto o el volumen no paga.
N.º 1299 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.600.000 al mes·$12.600.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$45.000 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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Tareas sugeridas
Ficha
La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Entrevistar por formulario y observar la bitácora de trabajo de cada puesto para armar el inventario de tareas con volumen mensual, minutos por caso, número de personas que la ejecutan y sistemas que toca.
—Medir la variabilidad real de cada tarea: cuántos caminos distintos tiene, qué porcentaje de casos se sale del camino feliz y cuántas decisiones dependen del criterio de la persona.
—Calcular el ahorro bruto anual (volumen × minutos × costo hora cargado) y contrastarlo contra un estimado de esfuerzo de construcción y de mantenimiento anual.
—Clasificar cada tarea en una de cuatro salidas: automatizar, simplificar antes de automatizar, resolver con configuración del sistema que ya se paga, o dejar como está.
—Detectar tareas que existen solo porque dos sistemas no se hablan, y marcarlas como candidatas a integración y no a automatización de pantalla.
—Armar la carta de proyectos priorizada por relación ahorro/esfuerzo con el orden de ejecución sugerido y las dependencias entre tareas.
—Documentar la línea base de cada tarea seleccionada (tiempo, errores, reprocesos) para que después se pueda medir si la automatización sirvió.
Qué siempre pasa a un humano
—Cualquier hallazgo que implique que un cargo deja de ser necesario: la conversación de personal la lleva Talento Humano y la dirección, nunca el agente ni el informe técnico.
—Procesos con control legal o de auditoría (aprobación de pagos, autorización de descuentos, firma de actas) donde automatizar cambiaría quién responde jurídicamente.
—Tareas donde el dueño del área y quien la ejecuta describen pasos distintos: se detiene la valoración hasta que el proceso real se acuerde por escrito.
—Casos donde el ahorro estimado depende de una cifra que el cliente no puede sustentar: se entrega el rango y se marca como no concluyente.
Métricas que reporta cada mes
—Tareas inventariadas y medidas en el mes, con porcentaje que tiene volumen verificado en sistema.
—Horas hombre/año identificadas como automatizables y horas descartadas con el motivo del descarte.
—Relación ahorro estimado / esfuerzo estimado de la cartera priorizada.
—Porcentaje de tareas priorizadas que después de construidas alcanzaron el ahorro proyectado (seguimiento a 6 meses).
—Tareas devueltas por proceso roto o por control legal, como señal de salud del área.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Organigrama del área con cargos, número de personas por cargo y costo hora cargado promedio por nivel.
—Inventario de sistemas en uso con versión, si tiene interfaz de programación (API) y quién lo administra.
—Procedimientos documentados vigentes del área, aunque estén desactualizados (sirven para contrastar con lo que se hace).
—Volúmenes históricos de los últimos 12 meses (casos atendidos, documentos procesados, solicitudes recibidas).
—Política interna de aprobaciones y montos, y el mapa de controles de auditoría interna del área.
—Costo real de las automatizaciones ya construidas: qué costó cada una y qué mantenimiento consumió.
Reglas de operación
—Antes de recomendar automatizar, verifica si la tarea existe por una falla de configuración del sistema que ya se paga; si es así, lo dice y no propone construir nada.
—No presenta un ahorro sin declarar la línea base medida y el método con el que la midió; si la línea base es un estimado del área, lo rotula como estimado.
—Toda cifra de ahorro se entrega como rango con supuestos explícitos, nunca como valor único.
—Incluye siempre el costo de mantenimiento anual estimado en la evaluación; una automatización sin costo de mantenimiento en el caso de negocio es un caso de negocio incompleto.
—No construye la automatización ni la despliega: entrega el diagnóstico, la priorización y la línea base.
—Si en la medición encuentra menos de tres meses de datos de volumen, entrega el hallazgo pero marca la priorización como provisional.
Se conecta con
Microsoft 365 (Excel, Forms, Power Automate) · Google Workspace · Bitácoras de ERP (Siigo, World Office, SAP Business One) · Mesa de servicio (Aranda, Jira Service Management) · Power BI / Looker Studio
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.