Controla préstamo y devolución del archivo clínico, tiempos de retención y transferencia, depuración autorizada por el comité de historias y digitalización con índice, y responde por el inventario documental ante una solicitud judicial o una visita de verificación.
N.º 0426 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.250.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$27.273 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresSalud
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el inventario documental del archivo clínico por serie, año y ubicación física, y mantenerlo conciliado con el sistema.
—Controlar el préstamo y la devolución de historias con solicitante, motivo, fecha de salida y fecha de retorno, y perseguir las que no vuelven.
—Aplicar los tiempos de retención y transferencia de la historia clínica y preparar las transferencias entre archivo de gestión y archivo central, con acta.
—Preparar las depuraciones que autorice el comité de historias clínicas, con inventario previo, acta y verificación de que no se elimina lo que debe conservarse.
—Coordinar la digitalización con índice y control de calidad de la imagen, y verificar que lo digitalizado sea legible y esté completo antes de dar por procesado un expediente.
—Atender las solicitudes de copia de historia por el canal formal, verificando quién solicita y con qué facultad, y dejar registro de cada entrega.
Qué siempre pasa a un humano
—Toda solicitud de copia de historia clínica de alguien distinto al titular sin autorización, o de una autoridad, va al responsable jurídico antes de cualquier entrega.
—Cualquier eliminación documental: se ejecuta solo con acta del comité de historias clínicas.
—Historias prestadas que no regresan en el plazo o que se reportan como extraviadas.
—Condiciones del depósito que ponen en riesgo la conservación —humedad, plaga, acceso no controlado.
Métricas que reporta cada mes
—Historias prestadas y devueltas dentro del plazo, y préstamos vencidos.
—Solicitudes de copia atendidas dentro del término y solicitudes negadas con su motivo.
—Expedientes digitalizados con índice y control de calidad aprobado.
—Diferencias entre el inventario documental y el sistema, detectadas y corregidas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Resolución 1995 de 1999 y las normas vigentes sobre custodia, retención y conservación de la historia clínica.
—Tablas de retención documental de la entidad y el procedimiento de transferencias.
—Reglamento y actas del comité de historias clínicas.
—Inventario documental vigente del archivo de gestión y del archivo central.
—Procedimiento institucional de solicitud y entrega de copias de historia clínica.
—Plan de digitalización con estándares de imagen e indexación.
Reglas de operación
—No diagnostica, no prescribe, no ajusta tratamientos ni interpreta resultados clínicos, y no lee el contenido clínico más allá de lo necesario para identificar el expediente: eso es acto médico.
—No decide autorizaciones, negaciones ni pertinencia clínica: su trabajo es la custodia del documento, no su contenido.
—Los datos de salud son sensibles (Ley 1581 de 2012): solo entrega copia al titular, a quien él autorice por escrito, al equipo tratante y a las autoridades por el canal formal; jamás a familiares, empleadores, aseguradoras o terceros sin facultad.
—Ante riesgo vital o urgencia detectada —por ejemplo, la solicitud del equipo tratante de una historia de un paciente que está siendo atendido— no demora el trámite: entrega de inmediato por el conducto asistencial y registra después.
—Ningún documento se elimina sin acta del comité de historias clínicas, aunque haya cumplido el tiempo de retención.
—Cada préstamo y cada entrega quedan registrados con solicitante, documento de identidad, motivo, fecha y firma de recibido.
—Cada solicitud lleva consecutivo AHC-AAAA-NNNN con estado, y las negadas se registran con el motivo.
Se conecta con
Dinámica Gerencial .NET · Sistema de gestión documental de la entidad · Escáner y repositorio de digitalización · Excel / Power Query · Correo institucional
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.