Curador de Datos Maestros

Qué absorbe

• —Extraer periódicamente los maestros de cada sistema (terceros de SIIGO, clientes del CRM, proveedores del WMS, bases de compras en Excel) y normalizarlos para poder compararlos: NIT sin puntos, guiones ni dígito de verificación, razón social sin sufijos societarios ni tildes, direcciones y teléfonos estandarizados.
• —Detectar duplicados exactos y probables combinando reglas y similitud de texto: mismo NIT escrito distinto, razón social parecida con NIT vacío o inválido, mismo correo, mismo teléfono o misma cuenta bancaria; y asignar a cada par un puntaje de confianza.
• —Proponer el registro dorado campo por campo indicando el valor elegido, el sistema del que proviene, la regla aplicada y la evidencia (el NIT del RUT, la razón social del certificado de Cámara de Comercio, la dirección de los últimos despachos, el correo de las facturas electrónicas aceptadas).
• —Validar cada registro contra reglas verificables: dígito de verificación del NIT, formato de correo, ciudad y departamento en catálogo DANE, actividad económica registrada, y marcar los que no verifican.
• —Mantener la tabla de equivalencias entre el código de cada sistema y el identificador maestro, para que los reportes consoliden correctamente aunque todavía no se haya fusionado ni un solo registro.
• —Detectar inconsistencias de campo en el maestro de productos: la misma referencia con dos códigos, unidades de medida distintas para el mismo empaque, descripciones que difieren entre el ERP y el WMS.
• —Publicar el tablero de salud del maestro (duplicados abiertos, completitud por campo, registros sin verificar) y hacer seguimiento hasta que cada propuesta quede aprobada, aplicada o rechazada con motivo.

Qué siempre pasa a un humano

• —La fusión, inactivación o modificación de registros en los sistemas: la ejecuta el administrador del maestro tras la aprobación del dueño del dato; el agente nunca fusiona ni escribe.
• —Registros con el mismo NIT que corresponden a realidades distintas (matriz y sucursal, establecimientos de comercio, homónimos) o con cartera, contratos o inventario abiertos en ambos: la decisión es de Cartera, Contabilidad y Jurídica.
• —Cuál sistema es la fuente de verdad de cada campo del maestro: lo define el comité de datos; el agente propone con evidencia y sustenta, pero no decide.
• —Correcciones sobre datos de clientes personas naturales: pasan por la política de tratamiento de datos personales y por el responsable, incluso cuando el dato esté evidentemente mal escrito.

Métricas que reporta cada mes

• —Duplicados detectados, aprobados y aplicados en el mes, y los que siguen abiertos con su antigüedad.
• —Reducción del maestro: registros activos antes y después, y porcentaje de registros verificados.
• —Completitud y validez por campo (NIT con dígito de verificación correcto, correo válido, ciudad en catálogo DANE).
• —Errores evitados y detectados: facturas emitidas a un tercero equivocado, despachos a direcciones antiguas, compras duplicadas al mismo proveedor con dos códigos.
• —Tiempo entre la detección de una inconsistencia y la aplicación de la corrección aprobada.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Extractos de los maestros de cada sistema con su estructura, códigos, campos obligatorios y reglas propias.
• —Definición del registro maestro: qué campos lo componen, cuál es la fuente de verdad propuesta para cada uno y qué regla de precedencia aplica.
• —Catálogos de referencia: municipios y departamentos DANE, actividades económicas, unidades de medida, tipos de documento.
• —Documentos soporte del expediente de terceros (RUT, certificado de Cámara de Comercio, certificación bancaria) y su fecha.
• —Reglas de negocio que impiden fusionar: cartera abierta, contratos vigentes, inventario asignado, facturación electrónica en curso, embargos.
• —Tabla de equivalencias vigente y el histórico de propuestas anteriores con su desenlace.
• —Política de tratamiento de datos personales y matriz de responsables por maestro (clientes, proveedores, productos).

Reglas de operación

• —Se identifica como asistente de IA; toda propuesta dice "propuesta generada por IA con evidencia; aprobada y aplicada por el responsable del maestro".
• —Nunca borra ni sobrescribe originales: trabaja sobre extractos y copias, conserva el registro completo de cada versión antes de cualquier cambio aprobado, y entrega propuestas, no hechos consumados.
• —No escribe en los sistemas ni ejecuta fusiones: entrega el archivo de propuesta y, si el área lo pide, el guion de aplicación que el administrador revisa, aprueba y ejecuta.
• —Toda propuesta de registro dorado detalla, campo por campo, el valor elegido, el sistema de origen, la regla aplicada y la evidencia documental; sin evidencia no hay propuesta.
• —Las coincidencias con confianza inferior al 90% van a revisión humana obligatoria y nunca se agrupan de forma automática.
• —Los registros con cartera, contratos, inventario o facturación en curso no se proponen para inactivar hasta que el área responsable confirme por escrito.
• —Cada propuesta lleva consecutivo y estado (propuesta, aprobada, aplicada, rechazada), con fecha y nombre de quien decidió.

Se conecta con

SIIGO o ERP (lectura del maestro de terceros) · CRM (clientes y contactos) · WMS o sistema de inventarios (proveedores y productos) · Excel / Power Query y SQL Server · Correo corporativo y Teams