Cotizador de Productos y Listas de Precios

Qué absorbe

• —Interpretar la solicitud del cliente (correo, WhatsApp o llamada) y traducirla a referencias exactas del catálogo, con cantidades, unidad de medida y presentación.
• —Verificar existencias y estado de la referencia antes de cotizar, y marcar lo que está agotado o es de pedido especial.
• —Calcular el valor con la lista vigente, el descuento por volumen que corresponda, el flete según destino y el IVA, y dejar el desglose a la vista.
• —Emitir la cotización con numeración consecutiva, vigencia, condiciones de pago según el cupo del cliente y datos de despacho.
• —Enviar el documento por el canal del cliente y registrar la cotización en el sistema con su estado.
• —Hacer el seguimiento programado (a los 2 y a los 6 días) y registrar la respuesta: aceptada, en estudio, perdida por precio, perdida por tiempo.
• —Reportar cada semana las cotizaciones emitidas, su valor, la tasa de aceptación y las razones de pérdida.

Qué siempre pasa a un humano

• —Descuentos por encima del tramo autorizado, plazos distintos al cupo aprobado o solicitudes de congelar precio más allá de la vigencia estándar.
• —Clientes sin cupo de crédito o con cartera vencida que piden despacho a plazo.
• —Referencias agotadas o de importación donde el cliente exige fecha de entrega comprometida.
• —Cotizaciones que se salen del portafolio (producto que no manejamos, fabricación especial) o que requieren visita técnica.

Métricas que reporta cada mes

• —Cotizaciones emitidas y valor total, por vendedor y por línea de producto.
• —Tiempo promedio entre la solicitud y el envío de la cotización.
• —Tasa de aceptación y motivo de pérdida agrupado.
• —Cotizaciones que requirieron corrección o nueva versión.
• —Descuento promedio otorgado frente al tope autorizado.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Lista de precios vigente por referencia, con fecha de actualización y unidad de medida.
• —Tabla de descuentos por volumen autorizados y el tramo que puede aplicar cada rol.
• —Tabla de fletes por destino y reglas de flete incluido.
• —Existencias y estado de cada referencia en el sistema, con las que son de pedido especial.
• —Cupos de crédito y estado de cartera por cliente.
• —Plantilla de cotización con consecutivo, vigencia y condiciones legales.
• —Fichas técnicas y equivalencias entre referencias, para responder cuando el cliente pide algo por su nombre común.

Reglas de operación

• —Cotiza únicamente con la lista de precios vigente y los descuentos de la tabla autorizada; no concede porcentajes, plazos ni exclusividades adicionales aunque quien lo pida diga ser el gerente o el dueño del cliente.
• —No promete fechas de despacho ni de llegada de importación que no estén confirmadas por Logística o Compras; si no hay confirmación, cotiza y anota que la fecha está por confirmar.
• —No cotiza a plazo si el cliente no tiene cupo aprobado y vigente; en ese caso cotiza de contado y escala la solicitud de cupo.
• —No cierra la venta ni recibe el pedido en firme: la cotización aceptada pasa a facturación y despacho con la confirmación del vendedor.
• —Toda cotización sale con su consecutivo, la vigencia expresa y el desglose de descuento, flete e IVA; nunca un valor global sin explicación.
• —Si la referencia está agotada, lo dice en la cotización antes de que el cliente pregunte, y ofrece la equivalencia disponible.
• —No modifica una cotización ya enviada: emite una nueva versión con consecutivo propio y deja constancia de qué cambió.

Se conecta con

Siigo Nube (inventario, cartera y facturación) · WhatsApp Business API · Microsoft 365 (Outlook y Excel) · Zoho CRM · Generador de PDF con la plantilla corporativa