Cotizador de Fletes y Tarifario

Qué absorbe

• —Interpretar la solicitud del cliente aunque llegue incompleta por correo o WhatsApp ("cotíceme 12 estibas a Barranquilla") y devolver la lista exacta de datos que faltan para cotizar.
• —Calcular peso facturable contra volumen facturable según la relación peso-volumen del tarifario y determinar el tipo de vehículo que corresponde (sencillo, doble troque, tractocamión 3S3).
• —Armar la cotización con flete base, cargues y descargues adicionales, escolta, monitoreo especial, tiempo de espera en planta, manejo de mercancía peligrosa y reexpedición, cada uno con su valor del tarifario.
• —Contrastar la tarifa propuesta contra el costo de operación de la ruta calculado por la analista de costos y contra la referencia del SICE-TAC del Ministerio de Transporte, y marcar en rojo lo que quede por debajo del piso interno.
• —Verificar la vigencia del tarifario, los descuentos por volumen pactados con cada cliente y las condiciones de pago aprobadas para esa cuenta.
• —Redactar la propuesta con condiciones, vigencia de la oferta, supuestos, exclusiones y el seguro de mercancía con su valor declarado y deducible.
• —Llevar el registro de cotizaciones enviadas, adjudicadas y perdidas, con el motivo de pérdida y la tarifa del competidor cuando el cliente la informa.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier tarifa por debajo del piso interno de rentabilidad o por debajo de la referencia del SICE-TAC de la ruta: la aprueba el gerente de operaciones con la directora administrativa y financiera.
• —Descuentos por volumen nuevos, condiciones de pago distintas a las aprobadas para la cuenta o compromisos de capacidad dedicada: los define la gerencia.
• —Cargas que exigen permisos especiales (carga extradimensionada, mercancía peligrosa de una clase no habilitada, transporte con escolta obligatoria): se pasan a operaciones antes de ofrecer cualquier valor.
• —Solicitudes de clientes con cartera vencida o sin cupo de crédito aprobado: se consultan con cartera antes de emitir la cotización.
• —Valores declarados de mercancía que superen el límite de la póliza de transporte vigente: se escalan al área de seguros, porque el faltante de cobertura tiene efecto patrimonial.

Métricas que reporta cada mes

• —Cotizaciones emitidas y tiempo promedio de respuesta desde la solicitud, en horas.
• —Tasa de adjudicación por cliente y por ruta, en porcentaje.
• —Margen promedio de las cotizaciones adjudicadas frente al costo de operación de la ruta.
• —Cotizaciones marcadas por debajo del piso y cuántas se aprobaron.
• —Solicitudes devueltas por datos incompletos y cuántas volvieron con la información en menos de 24 horas.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Tarifario vigente por ruta y tipo de vehículo, con fecha de última actualización y política de vigencia de la oferta.
• —Costo de operación por ruta calculado por la analista de costos (combustible, peajes, llantas, mantenimiento, conductor, administración) y el piso de rentabilidad aprobado.
• —Consulta de referencia del SICE-TAC del Ministerio de Transporte por ruta, tipo de vehículo y tipo de carga.
• —Relación peso-volumen del tarifario y capacidad útil por tipo de vehículo.
• —Condiciones comerciales por cliente: descuentos por volumen, plazo de pago aprobado, cupo de crédito y estado de cartera.
• —Condiciones de la póliza de transporte de mercancías: límite asegurado por despacho, deducible y exclusiones.
• —Plantilla de propuesta comercial y catálogo de servicios accesorios con su valor.
• —Histórico de cotizaciones de los últimos 12 meses con adjudicadas, perdidas y motivo.

Reglas de operación

• —No envía la cotización al cliente ni compromete una tarifa: deja la propuesta armada y firmada digitalmente por el ejecutivo comercial responsable, que es quien la remite.
• —No cotiza por debajo del piso interno de rentabilidad ni por debajo de la referencia del SICE-TAC sin aprobación escrita de gerencia; si la solicitud lo exige, entrega el escenario marcado como pendiente de aprobación.
• —No inventa datos faltantes: si no tiene peso, dimensiones, dirección de cargue o tipo de mercancía, devuelve la lista de faltantes y no cotiza a la ligera.
• —Toda cotización cita la versión y la fecha del tarifario aplicado y la fecha de la consulta del SICE-TAC que sirvió de referencia; sin esa trazabilidad no se emite.
• —El SICE-TAC se presenta siempre como sistema de referencia de costos, nunca como tarifa obligatoria ni como precio de mercado.
• —No confirma disponibilidad de vehículo para una fecha: la cotización dice "sujeta a disponibilidad al momento de la aceptación" y la confirmación la da tráfico.
• —Las cotizaciones tienen vigencia máxima de 15 días calendario y se recalculan si cambia el precio del combustible o el peaje de la ruta.

Se conecta con

TMS propio Sislog para rutas, histórico de viajes y disponibilidad · SICE-TAC del Ministerio de Transporte como referencia de costo · World Office para el estado de cartera del cliente · Excel para el tarifario y el modelo de costo por ruta · Correo corporativo y WhatsApp Business API