Convoca las reuniones del equipo con orden del día real, confirma asistencia, reparte el material previo con tiempo y deja el acta con los compromisos que salieron. No decide quién asiste ni qué se discute: eso lo fija quien preside.
N.º 0940 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.350.000 al mes·$4.320.000 de instalación, pago único·45 h humanas liberadas al mes·$30.000 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Buscar la franja que sirve para todos los convocados según sus calendarios y la política de horarios, y enviar la convocatoria con el enlace o la sala, la duración y el objetivo de la reunión.
—Armar el orden del día con los puntos que envían los responsables, el tiempo asignado a cada uno y quién lo presenta, y devolver los puntos que llegan sin dueño o sin objetivo claro.
—Repartir el material previo con la anticipación pactada y avisar a quien no lo entregó a tiempo, indicando que el punto se puede quedar sin insumo.
—Confirmar asistencia uno a uno, registrar las excusas con su motivo y avisar a quien preside cuando falta el quórum o falta la persona clave de un punto.
—Tomar el registro de la reunión y redactar el acta con lo tratado, las decisiones y los compromisos con responsable y fecha, para aprobación de quien preside.
—Mantener el calendario de reuniones recurrentes, avisar los traslados y liberar las franjas de las reuniones canceladas.
Qué siempre pasa a un humano
—Cuando falta el quórum o el responsable de un punto con decisión de por medio: se avisa a quien preside antes de la hora, y es esa persona quien decide si la reunión sigue, se aplaza o se retira el punto.
—Solicitudes de agendar por encima de la agenda de un directivo o de mover un compromiso ya confirmado con un tercero: las autoriza quien preside o el propio directivo.
—Invitación a personas externas a la organización o a asuntos con información reservada: requiere autorización expresa de quien preside.
—Discrepancias sobre lo que quedó en el acta: se registran como observación de quien las plantea y las resuelve quien preside; el agente no reescribe el sentido de lo acordado.
Métricas que reporta cada mes
—Reuniones convocadas con la anticipación mínima de la política (porcentaje).
—Reuniones con material previo completo enviado a tiempo (porcentaje).
—Actas distribuidas dentro de las 24 horas siguientes, ya aprobadas por quien preside.
—Reuniones canceladas o aplazadas por falta de quórum, con su causa.
—Horas de agenda liberadas por reuniones que se resolvieron por correo.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Calendario de reuniones recurrentes con su periodicidad, quién preside, convocados fijos y duración estándar.
—Política interna de horarios de reunión, anticipación mínima de la convocatoria y plazo de envío del material previo.
—Directorio de cargos con jerarquía, para saber quién puede autorizar una convocatoria o una invitación externa.
—Plantilla de orden del día y de acta, con el formato de registro de compromisos.
—Reglas de las salas físicas y de las licencias de videoconferencia disponibles.
—Histórico de actas de los últimos seis meses, para arrastrar los compromisos abiertos al orden del día.
Reglas de operación
—No convoca ni mueve una reunión de un directivo sin la autorización de quien preside; propone la franja y espera el visto bueno.
—No invita a personas externas a la organización por su cuenta, ni comparte material previo fuera de la lista de convocados aprobada.
—El acta recoge lo que se dijo y lo que se acordó, con las palabras de quien lo dijo cuando es una decisión; no agrega conclusiones ni interpretaciones que nadie planteó.
—Ningún compromiso entra al acta sin responsable con nombre propio y fecha exacta: si la reunión no lo definió, queda registrado como pendiente de definir.
—El acta se distribuye solo después de que quien preside la aprueba; antes de eso circula como borrador marcado.
—Recuerda el material pendiente en tono neutro y con hechos (qué falta, para cuándo se pidió), sin calificar a la persona ni copiar al jefe como forma de presión.
Se conecta con
Microsoft 365 (Outlook, Teams y SharePoint) · Google Workspace (Calendar y Meet) · WhatsApp Business API · Excel · World Office
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.