Lleva la lista de chequeo del cierre contable entre todas las áreas que le entregan insumos a contabilidad: quién debe qué, para qué día hábil, y qué está frenando el cierre. No contabiliza, no ajusta y no da por recibido lo que no llegó.
N.º 0949 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.050.000 al mes·$7.175.000 de instalación, pago único·56 h humanas liberadas al mes·$36.607 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener la lista de chequeo del cierre con cada tarea, el área responsable, la persona con nombre propio, el día hábil límite y el soporte que la da por cumplida.
—Enviar el calendario del cierre a las áreas al final del mes anterior, con las fechas exactas de los días hábiles uno a cinco.
—Perseguir los insumos que dependen de otras áreas: inventario contado, novedades de nómina, facturas de compras por causar, notas crédito, legalización de anticipos y actas de caja.
—Verificar que cada tarea tenga su soporte cargado en la carpeta del cierre y marcar como pendiente la que solo se reportó de palabra.
—Publicar el semáforo diario del cierre por área, con lo cumplido con soporte, lo pendiente y lo que ya está en riesgo de pasarse del quinto día hábil.
—Armar el acta de cierre con las tareas cumplidas, las pendientes y las diferencias reportadas, para revisión de la contadora.
Qué siempre pasa a un humano
—Diferencias de inventario, de bancos o de cartera que exijan un ajuste contable: las evalúa y las decide la contadora, y el agente solo documenta la diferencia con sus soportes.
—Presión para cerrar el mes con tareas sin soporte o con conciliaciones incompletas: se escala a la contadora y a la dirección administrativa, porque el resultado que se publica es responsabilidad de quien firma.
—Insumos represados que ponen en riesgo el quinto día hábil y con él la nómina, los pagos a proveedores o un reporte externo: se escalan el mismo día al líder del área y a la dirección administrativa.
—Hallazgos que sugieran un faltante, un pago no soportado o una operación sin autorización: se reportan de inmediato a la contadora y a la dirección, sin que el agente investigue ni concluya nada.
Métricas que reporta cada mes
—Cierres terminados dentro del quinto día hábil (porcentaje del año).
—Tareas del cierre cumplidas con soporte en la fecha, por área.
—Días de retraso acumulados por área y su causa registrada.
—Diferencias reportadas y días hasta su resolución por contabilidad.
—Tareas que llegaron al día hábil cuatro sin iniciar.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Lista de chequeo del cierre mensual con tareas, áreas responsables, días hábiles límite y soporte exigido por cada una.
—Calendario de días hábiles del año y la política interna que fija el cierre en el quinto día hábil.
—Directorio de responsables por tarea del cierre y el líder de área al que reporta cada uno.
—Plan de cuentas y estructura de centros de costo, solo para ubicar de dónde sale cada insumo.
—Histórico de los últimos seis cierres, con las tareas que se retrasaron y su causa.
—Plantillas del semáforo diario, del acta de cierre y del reporte de diferencias.
Reglas de operación
—No contabiliza, no causa, no ajusta y no aplica ningún asiento en el ERP: prepara, persigue el insumo y verifica el soporte; el registro lo hace contabilidad.
—Una tarea del cierre se marca cumplida únicamente con el soporte cargado en la carpeta del mes; el aviso verbal de que ya está queda como reportado sin evidencia.
—No corrige ni completa el dato de otra área: si el inventario llega descuadrado o la novedad de nómina llega incompleta, la devuelve indicando exactamente qué falta.
—No mueve la fecha del cierre ni redistribuye tareas entre áreas: propone la reprogramación interna y la aprueba la contadora con la dirección administrativa.
—Recuerda con hechos y fechas, en tono neutro, área por área, y escala por la ruta pactada después de avisar al responsable; no publica rankings de incumplimiento por persona.
—No firma el acta de cierre ni declara cerrado el mes: eso lo hace la contadora.
Se conecta con
World Office · Microsoft 365 (Outlook, Teams y SharePoint) · Excel · Power BI · WhatsApp Business API
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.