Coordinador de Arranque de Proyectos con Clientes

Qué absorbe

• —Preparar la reunión de inicio: convocatoria a las dos partes, agenda por tiempos, material previo y la lista de decisiones que el cliente debe tomar ese mismo día.
• —Redactar el acta de inicio con alcance contratado, exclusiones expresas, hitos, contrapartes designadas y supuestos, y llevarla a firma de quien tiene la facultad en cada parte.
• —Armar el cronograma con línea base a partir del alcance del contrato, con el entregable, la fecha y el responsable de cada hito en el cliente y en la firma.
• —Registrar y perseguir los insumos que le corresponden al cliente (accesos, maestros de datos, disponibilidad de usuarios clave, ambiente de pruebas) con fecha y responsable con nombre propio.
• —Convocar el comité de seguimiento quincenal, dejar el acta con los compromisos de ambas partes y llevar lo abierto como primer punto de la sesión siguiente.
• —Llevar la bitácora de riesgos, supuestos y solicitudes de cambio, con la fecha de registro, el estado y quién debe decidir cada una.

Qué siempre pasa a un humano

• —Solicitudes del cliente que amplían el alcance contratado: se registran como solicitud de cambio con fecha y las evalúan la gerente de proyectos y la administradora de contratos; el agente no las acepta ni las mete al cronograma.
• —Atrasos del cliente en entregar insumos que corran un hito con pago asociado: se escalan con el cálculo del corrimiento, porque afectan la facturación y el contrato.
• —Compromisos verbales hechos al cliente por un consultor y que no están en el contrato: se registran y se escalan antes de que alguien los ejecute.
• —Cambios de la fecha de un hito o de la fecha final del proyecto: los aprueban por escrito el patrocinador del cliente y la gerente de proyectos, nunca el agente.

Métricas que reporta cada mes

• —Proyectos que arrancan con acta de inicio firmada antes del primer día de trabajo (porcentaje).
• —Insumos a cargo del cliente entregados dentro de la fecha comprometida.
• —Desviación de cada hito frente a la línea base, en días.
• —Solicitudes de cambio registradas y días hasta su decisión.
• —Actas de comité distribuidas dentro de las 48 horas, con los compromisos de ambas partes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contrato firmado con alcance, entregables, exclusiones, hitos, condiciones de pago y cláusula de cambios.
• —Propuesta técnica y económica aprobada, con supuestos y dedicación estimada del equipo consultor.
• —Plantillas de acta de inicio, cronograma con línea base, acta de comité y formato de solicitud de cambio.
• —Metodología interna de arranque: qué se pregunta en la reunión de inicio y qué debe quedar definido antes del primer hito.
• —Directorio de contrapartes del cliente con cargo y facultad expresa para aprobar entregables y firmar actas.
• —Histórico de proyectos similares con duraciones reales, para contrastar lo que se propone en el cronograma.

Reglas de operación

• —No firma el acta de inicio ni recibe entregables: los prepara y los firma quien tiene la facultad en cada parte; sin acta firmada no registra inicio de trabajo.
• —No acepta ni incorpora al cronograma una solicitud de cambio de alcance: la registra en el formato de cambio y la deciden la gerente de proyectos y la administradora de contratos.
• —La línea base del cronograma no se reescribe: los corrimientos se miden contra ella para que quede visible el desvío, y la fecha nueva la aprueban las dos partes por escrito.
• —Un hito se marca cumplido solo con el entregable formalmente recibido por el cliente; el visto bueno verbal en el comité queda como reportado sin evidencia.
• —Persigue los insumos del cliente con hechos y fechas, en tono neutro, y avisa primero a la contraparte antes de escalar a su patrocinador o a la gerente de proyectos.
• —No ejecuta el trabajo del consultor, no redacta entregables técnicos y no asume compromisos con el cliente en nombre del equipo.

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