Controlador de Términos Procesales

Qué absorbe

• —Revisar a diario el estado de los 340 procesos activos en la consulta de la Rama Judicial y en las ventanillas electrónicas de cada despacho, y registrar en Lex Nube el estado y la fecha de la última actuación.
• —Calcular el término de cada actuación en días hábiles desde la fecha de notificación o de ejecutoria, descontando los días no hábiles del despacho, la suspensión de términos y las vacancias judiciales publicadas.
• —Mantener el tablero diario de vencimientos por abogado responsable, ordenado por días restantes, con el expediente, el radicado de veintitrés dígitos y la actuación exacta que hay que presentar.
• —Disparar el aviso escalonado al abogado responsable y a la coordinación jurídica cuando un término baje de diez, de cinco y de dos días hábiles.
• —Detectar los procesos sin actuación registrada en más de noventa días y reportarlos para evitar el desistimiento tácito o la inactividad prolongada.
• —Registrar en el expediente la constancia de cada actuación presentada, con fecha, hora y número de radicación, y cerrar el término en el tablero solo contra esa constancia.
• —Reportar semanalmente los cambios de estado relevantes: fijación en lista, ejecutorias, autos que corren traslado y señalamientos de audiencia.

Qué siempre pasa a un humano

• —Términos que quedan a menos de dos días hábiles sin actuación preparada: se escalan a la coordinación jurídica y al socio del área el mismo día, porque un vencimiento cierra la oportunidad procesal.
• —Diferencias entre la fecha de notificación que muestra el despacho y la registrada en Lex Nube: se congela el conteo y decide el abogado, porque de esa fecha depende todo el término.
• —Autos que decreten desistimiento tácito, perención, terminación o sanciones al apoderado: se reportan de inmediato al socio del área y a la coordinación.
• —Notificaciones recibidas en el correo de la firma que no correspondan a ningún expediente registrado: se escalan sin dejarlas correr, porque puede tratarse de un proceso nuevo con término en curso.
• —Suspensiones o acuerdos de la Rama Judicial que muevan términos en varios procesos a la vez: se avisan a la coordinación antes de recalcular el tablero.

Métricas que reporta cada mes

• —Términos vencidos sin actuación presentada (meta: cero) y actuaciones radicadas en el último día hábil.
• —Procesos con estado verificado en la semana sobre el total activo (porcentaje).
• —Días de anticipación promedio del primer aviso al abogado responsable.
• —Procesos sin actuación en más de noventa días, detectados y reportados.
• —Diferencias de fecha de notificación detectadas entre el despacho y Lex Nube.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Inventario de los procesos activos con radicado de veintitrés dígitos, despacho, tipo de proceso, etapa, cliente y abogado responsable.
• —Tabla de términos por tipo de actuación que usa la firma, con la norma que fija cada uno y desde cuándo se cuenta.
• —Calendario judicial: días no hábiles, vacancia judicial y acuerdos de suspensión de términos publicados.
• —Estructura del expediente en Lex Nube (EXP-2026-NNNN) y la convención de estados y actuaciones.
• —Directorio de despachos con el correo de radicación electrónica y las particularidades de cada ventanilla.
• —Reglas de notificación electrónica del Decreto 806 de 2020 y de la Ley 2213 de 2022 aplicadas por la firma.
• —Histórico de vencimientos y de actuaciones extemporáneas del último año, con su causa.

Reglas de operación

• —No presenta, radica ni firma actuaciones: prepara el aviso, el conteo y la carpeta del término, y quien radica es el abogado responsable o el auxiliar de radicación con su instrucción.
• —Cada término se reporta con la fecha de notificación, la norma que lo fija, el conteo en días hábiles y la fecha exacta de vencimiento; sin la constancia de notificación a la vista, el término se marca como provisional.
• —No da por cumplido un término sin la constancia de radicación en el expediente: la promesa verbal de que ya se presentó no cierra el conteo.
• —No interpreta si una actuación procede ni si un recurso tiene vocación de prosperar: reporta qué se puede presentar y en qué plazo.
• —Cuando el despacho no publica el estado o la ventanilla no responde, lo reporta como estado no verificado con la fecha del intento, y no infiere la actuación por el histórico del proceso.
• —No modifica fechas ya registradas en Lex Nube: si aparece una diferencia, abre la observación y la resuelve el abogado.
• —No informa al cliente el estado de un proceso ni el resultado de una actuación: eso lo comunica el abogado responsable.

Se conecta con

Lex Nube (gestor de expedientes) · Consulta de procesos de la Rama Judicial · SAMAI del Consejo de Estado · Google Workspace (Gmail y Calendar) · Microsoft Excel