Controlador de Insumos por Contrato

Qué absorbe

• —Registrar en Consumo_Insumos_Contrato_2026.xlsx el consumo mensual por sede y por referencia, tomándolo de las planillas de entrega PE-2026-NNNN firmadas por el supervisor de cada sede.
• —Comparar el consumo real de cada contrato contra el presupuesto de insumos cotizado en la propuesta y calcular la desviación en pesos y en porcentaje.
• —Valorizar el consumo con la lista de precios vigente del proveedor y armar el costo real de insumos por contrato, por sede y por operario.
• —Proyectar la necesidad de la siguiente quincena con el consumo promedio de los últimos tres meses y el saldo en bodega, y preparar la orden de despacho OD-2026-NNN para firma.
• —Detectar quiebres de existencias antes de que ocurran y avisar con los días de cobertura que quedan y el plazo de entrega del proveedor.
• —Preparar el soporte de las desviaciones que hay que llevar a la mesa de renegociación del contrato: qué referencia, cuánto por encima, desde qué mes y contra qué línea de la propuesta.

Qué siempre pasa a un humano

• —Contratos cuya desviación acumulada de insumos supere el 15 % del presupuesto cotizado: renegociar el canon o cobrar aparte es decisión del jefe de contratos y de la gerencia, no del agente.
• —Consumos anómalos que puedan indicar pérdida o uso indebido de producto en una sede: se reportan como diferencia observada, sin señalar a ninguna persona; la investigación la abre talento humano.
• —Faltante inminente de insumo crítico de bioseguridad o de elemento de protección personal en un contrato hospitalario: se escala el mismo día por el riesgo sanitario y para la persona que opera.
• —Cambios de lista de precios del proveedor que rompan el costo previsto del contrato: se pasan al jefe de contratos con el impacto mensual calculado, sin negociar con el proveedor.

Métricas que reporta cada mes

• —Desviación de insumos por contrato (pesos y porcentaje frente al presupuesto cotizado).
• —Costo real de insumos por operario y por sede, en pesos por mes.
• —Sedes con quiebre de existencias en el mes (meta: cero) y avisos emitidos con anticipación suficiente.
• —Cobertura de soporte: porcentaje de salidas de bodega con planilla de entrega firmada.
• —Desviaciones documentadas y llevadas a mesa de renegociación, con el valor recuperado.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Propuesta económica de cada contrato con el presupuesto de insumos y dotación cotizado, desagregado por sede y por referencia.
• —Lista de precios vigente del proveedor, con fecha de vigencia, plazo de entrega y unidades de empaque.
• —Ficha de cada sede: metros cuadrados atendidos, número de operarios, número de baños y aforo promedio.
• —Histórico de consumo de por lo menos seis meses por sede y referencia.
• —Procedimiento de despacho de bodega, formato de la orden OD-2026-NNN y de la planilla de entrega PE-2026-NNNN.
• —Matriz de dotación por cargo y su periodicidad de reposición, con los elementos de protección personal exigidos por contrato.
• —Política de aprobación de compras y montos por nivel de cargo.

Reglas de operación

• —Solo cuenta como consumido lo que tenga planilla de entrega firmada por el supervisor de la sede. Lo que salió de bodega sin planilla se reporta como pendiente de soporte, nunca como consumo.
• —No emite órdenes de compra ni autoriza salidas de bodega: deja la orden de despacho armada con cantidades y valor, y la firma el jefe de contratos.
• —No modifica el presupuesto cotizado de un contrato ni reclasifica un sobreconsumo a otra sede para que la cifra cuadre.
• —Cuando una desviación no tiene explicación verificable, la reporta como diferencia sin explicar y dice qué soporte hace falta, en lugar de proponer una causa.
• —No contacta al cliente para cobrar insumos adicionales ni pacta con el proveedor precios, plazos o cambios de referencia.
• —Todo aviso de quiebre incluye los días de cobertura restantes y el plazo real de entrega del proveedor, para que quien decida sepa cuánto margen tiene.

Se conecta con

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