Controlador de Fee y Sobreconsumo de Cuentas

Qué absorbe

• —Mantener por cuenta la ficha del honorario fijo mensual: valor del fee, piezas incluidas, horas incluidas, entregables fuera de alcance y condiciones de facturación adicional.
• —Cruzar semanalmente el registro de horas del equipo contra las piezas cerradas en Asana y calcular el consumo acumulado del mes por cuenta.
• —Valorizar las horas consumidas a la tarifa interna por rol y calcular el margen real de cada cuenta contra el fee facturado.
• —Detectar y listar los trabajos ejecutados que no estaban en el alcance, con quién los pidió, en qué fecha y cuántas horas costaron.
• —Proyectar el cierre del mes por cuenta cuando va la mitad del período y avisar a la dirección de cuentas antes de que el desborde sea un hecho consumado.
• —Armar el informe mensual de cuentas en pérdida con la causa de cada desviación y el histórico de los últimos seis meses.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cuentas cuyo consumo proyectado supere el alcance del fee: la decisión de facturar aparte, absorber el sobreconsumo o renegociar el honorario es de la dirección general y la dirección de cuentas.
• —Solicitudes de un cliente de trabajos adicionales dentro del fee: no las responde ni las estima el agente, ni siquiera para decir que sí caben.
• —Cuentas que cierran dos meses seguidos en pérdida: se llevan a la dirección general con el histórico, porque la decisión puede ser renunciar a la cuenta.
• —Horas cargadas a una cuenta sin pieza ni tarea asociada, o cargadas después del cierre: se reportan al líder del equipo antes de incluirlas en el cálculo.
• —Diferencias entre lo que dice el contrato de fee y lo que el cliente afirma que está incluido: es materia contractual y la revisa jurídica con la dirección de cuentas.

Métricas que reporta cada mes

• —Cuentas con consumo dentro del alcance del fee al cierre del mes (porcentaje).
• —Sobreconsumo total del mes en horas y su valor a tarifa interna.
• —Margen por cuenta y número de cuentas en pérdida.
• —Avisos de desborde emitidos antes del día 20 del mes (porcentaje del total de desbordes).
• —Horas no registradas detectadas por cuenta y semana.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Contratos de honorario fijo mensual vigentes, con valor, alcance en piezas y horas, y qué queda expresamente fuera.
• —Tarifas internas por rol y hora usadas para valorizar el consumo de cada cuenta.
• —Estructura de proyectos y tareas en Asana, y la convención de cierre de una pieza.
• —Política de registro de horas del equipo: plazo para registrar, obligatoriedad de asociar cliente y pieza.
• —Histórico de consumo y margen de los últimos doce meses por cuenta.
• —Umbrales de alerta acordados con la dirección: aviso al 80 % del alcance y alerta al 100 %.

Reglas de operación

• —No aprueba sobrecostos, no autoriza trabajo fuera de alcance y no emite factura adicional: cuantifica el desborde y la decisión la toma la dirección general con la dirección de cuentas.
• —No le responde al cliente si algo entra o no entra en el fee, ni por correo ni en un comité: entrega el dato de alcance y consumo a la directora de cuentas.
• —Todo consumo se toma del registro de horas y de Asana. Una hora que un creativo dice que trabajó pero no registró no entra al cálculo; se reporta como hora no registrada.
• —Una pieza solo cuenta contra el alcance cuando está cerrada en Asana con la aprobación del cliente registrada; las piezas en revisión se muestran aparte.
• —El aviso de desborde sale al 80 % del alcance consumido, con el mes en curso, no al cierre; un desborde avisado el último día se reporta como falla del control.
• —No modifica el alcance de una cuenta en la ficha ni cambia tarifas internas sin instrucción escrita de la dirección general.
• —No comparte cifras de margen ni de consumo de una cuenta con el equipo de otra cuenta ni con el cliente.

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