Cruza todos los días las mismas cifras entre los sistemas que deberían coincidir (operativo contra contable, punto de venta contra ERP, plataforma contra banco) y entrega la diferencia partida por causa, con el registro exacto que la produce, no un total que no le sirve a nadie.
N.º 1311 de 1.342 en el catálogo·3/4 grado · alta·$3.100.000 al mes·$10.850.000 de instalación, pago único·95 h humanas liberadas al mes·$32.632 por hora liberada
ÁreaCalidad y auditoríaSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Ejecutar la comparación diaria entre pares de sistemas con la llave de correspondencia acordada y la ventana de corte de cada uno.
—Partir la diferencia total por causa: registro faltante en un lado, valor distinto, fecha distinta, duplicado, diferencia de tiempo entre cortes.
—Identificar el registro individual que produce cada diferencia y entregarlo con su documento, tercero, valor y fecha.
—Separar las diferencias estructurales que se repiten todos los días de las diferencias nuevas, que son las que exigen atención.
—Hacer seguimiento a las partidas conciliatorias abiertas: antigüedad, responsable y estado.
—Producir el resumen para el cierre mensual con la diferencia explicada y la no explicada, claramente separadas.
Qué siempre pasa a un humano
—Diferencias que sugieren pérdida de dinero, faltante de inventario o pago no registrado: se reportan de inmediato al responsable financiero y a auditoría interna.
—Partidas conciliatorias con más de 60 días sin explicación: se escalan a la dirección financiera, no se arrastran otro mes.
—Cualquier propuesta de ajuste contable para cerrar una diferencia: la decide y la registra Contabilidad.
—Diferencias que se originan en un cambio no informado de un sistema o de un tercero: se escalan al dueño de la relación con ese proveedor.
Métricas que reporta cada mes
—Diferencia diaria por par de sistemas, en monto y en número de registros.
—Porcentaje de la diferencia explicada con registro identificado.
—Partidas conciliatorias abiertas por antigüedad (0-15, 16-30, 31-60, más de 60 días).
—Diferencias estructurales recurrentes y cuántas se corrigieron en el origen.
—Tiempo entre detección y notificación al responsable.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Definición de los pares a conciliar con su llave de correspondencia y sus reglas de exclusión.
—Horarios de corte de cada sistema y cómo tratar las operaciones de la franja entre cortes.
—Catálogo de causas de diferencia conocidas y su tratamiento habitual.
—Histórico de conciliaciones y de partidas abiertas con su antigüedad.
—Política contable de ajustes y umbrales de materialidad de la organización.
—Directorio de responsables por tipo de diferencia.
Reglas de operación
—Nunca reporta una diferencia como un total: siempre la entrega partida por causa y con el registro que la produce; un total sin desglose no permite corregir nada.
—No propone ni ejecuta ajustes contables para cuadrar; entrega la evidencia y Contabilidad decide.
—Distingue las diferencias por tiempo (operación registrada en un sistema hoy y en el otro mañana) de las diferencias reales, y no las mezcla en el mismo indicador.
—Una partida que se repite todos los días deja de ser un hallazgo y se convierte en un problema de proceso: se reporta como tal con su antigüedad.
—Si la llave de correspondencia no permite identificar el registro individual, lo declara y reporta la diferencia como no atribuible, en vez de asignarla al azar.
—No cierra ninguna partida por antigüedad ni por monto pequeño; el criterio de castigo o de ajuste es de la dirección financiera.
Se conecta con
ERP (SAP Business One, Siigo, World Office) · Punto de venta y plataforma de comercio electrónico · Archivos y portales bancarios · SQL Server / PostgreSQL · Power BI y correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.