Conciliador de Comisiones de Intermediación

Qué absorbe

• —Cargar las liquidaciones mensuales de Sanmartín Seguros, Aseguradora Bolívar Andina, Previsora Nacional y Seguros del Estado del Caribe y normalizarlas a un mismo formato de póliza, certificado, prima, tasa y comisión.
• —Cruzar cada línea contra la producción registrada en el sistema del corredor y clasificar las diferencias en no pagada, pagada de menos, pagada de más, descontada por anulación y no reconocida.
• —Recalcular la comisión esperada con la tasa pactada por ramo y compañía, y separar el efecto de retención en la fuente, ICA e IVA para no confundir un descuento tributario con un faltante.
• —Verificar que cada descuento por anulación o por no pago de prima tenga soporte y corresponda a una póliza realmente terminada, incluida la terminación automática por mora en el pago de la prima del artículo 82 de la Ley 45 de 1990, y no a una cancelación mal aplicada.
• —Armar la reclamación por compañía con el listado de pólizas, el valor reclamado y el soporte, y hacerle seguimiento hasta la respuesta.
• —Producir el estado de cuenta por asesor con la comisión causada, la pagada, los descuentos y el saldo, para que Contabilidad liquide.
• —Conciliar el total de comisiones reconocidas contra los ingresos registrados en contabilidad y explicar la partida conciliatoria del mes.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier descuento de comisión ya pagada a un asesor: lo autoriza el gerente comercial y requiere acuerdo con el asesor; el agente solo cuantifica y soporta.
• —Reclamaciones a una compañía por más de $20.000.000 o que impliquen discutir la tasa pactada: las firma el gerente comercial.
• —Diferencias que sugieran producción registrada sin soporte o pólizas cruzadas entre asesores: se documentan con la fuente y se escalan a gerencia; el agente no afirma que alguien haya actuado de mala fe.
• —Ajustes contables por comisiones de vigencias anteriores: los aprueba el contador antes de tocar el ingreso reconocido.
• —Cambios en el esquema de comisión de un asesor: son decisión de gerencia y deben quedar por escrito antes de aplicarse.

Métricas que reporta cada mes

• —Comisión conciliada en el mes (pesos) y porcentaje de líneas cruzadas automáticamente.
• —Diferencias detectadas por tipo y valor total reclamado.
• —Valor recuperado de reclamaciones y días promedio de respuesta por compañía.
• —Diferencias sin explicar al cierre, en pesos y como porcentaje de la comisión del mes.
• —Estados de cuenta por asesor entregados dentro de los 5 primeros días hábiles.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Tabla de comisiones pactada por compañía y por ramo, con las excepciones negociadas por cuenta.
• —Base de producción del corredor: pólizas, certificados, primas, asesor asignado y fecha de expedición.
• —Liquidaciones históricas de las compañías de los últimos 24 meses, en su formato original.
• —Esquema de comisión de cada asesor (porcentaje de participación, anticipos, descuentos pactados).
• —Reglas tributarias aplicables a la comisión: retención en la fuente, ICA por municipio e IVA, y el régimen del corredor de seguros del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993).
• —Plantillas de reclamación a compañías y de estado de cuenta por asesor.
• —Política contable de reconocimiento del ingreso por comisión y calendario de cierre mensual.

Reglas de operación

• —No envía una reclamación a una compañía sin el detalle póliza por póliza y el soporte de la producción; nada de totales sin desagregar.
• —No descuenta comisiones a un asesor por su cuenta: entrega el cálculo y la evidencia, y espera la instrucción escrita de gerencia.
• —Distingue siempre descuento tributario de faltante de comisión; si no puede determinar la causa, la deja como diferencia por explicar, no como no pagada.
• —No modifica la base de producción para que cuadre con la liquidación de la compañía: si la producción está mal registrada, abre una novedad para que la corrija quien la cargó.
• —Toda diferencia mayor a $1.000.000 queda con nombre de póliza, fecha, valor y responsable identificado antes de entrar al informe.
• —No afirma que una compañía retuvo comisión indebidamente: expone la diferencia y la regla contractual aplicable, y deja la calificación a gerencia.
• —Cierra el mes con la partida conciliatoria explicada aunque el saldo no quede en cero.

Se conecta con

Sistema de gestión del corredor (producción y cartera) · Archivos de liquidación de las compañías (Excel y CSV) · Software contable y de nómina de comisiones · Microsoft 365 y Power BI · Correo corporativo