Auxiliar de Remisiones y Entradas de Material

Qué absorbe

• —Digitalizar y transcribir cada remisión que llega a obra con proveedor, número, fecha, placa, material, cantidad, unidad y firma de recibo.
• —Verificar cantidad y referencia contra la orden de compra vigente y marcar toda diferencia antes de registrar la entrada.
• —Registrar la entrada en el módulo de almacén con la imputación al frente y al ítem del presupuesto que corresponda.
• —Reportar el mismo día los faltantes, los excedentes y el material averiado, con fotos y la firma del residente que lo constató.
• —Contrastar el cubicaje o el peso declarado en la remisión contra el tiquete de báscula o la medición en obra cuando el material se recibe por volumen.
• —Mantener el consolidado de material recibido sin factura y de facturas sin entrada, para la conciliación mensual con contabilidad.
• —Perseguir las remisiones ilegibles, sin firma o sin número hasta completarlas con el proveedor, antes del cierre de mes.

Qué siempre pasa a un humano

• —Diferencias sistemáticas entre lo declarado en la remisión y lo medido en obra: se documentan con la evidencia y se escalan; el agente no afirma que el proveedor infló la remisión ni señala a un conductor.
• —Material que no cumple la especificación técnica: el rechazo lo decide el residente técnico de calidad, no el agente.
• —Recepción de material sin orden de compra: se deja en zona de retención y la decisión de recibirlo o devolverlo es del almacenista con el área administrativa.
• —Cualquier diferencia que afecte una factura ya radicada: se informa al área administrativa; el agente no aprueba, no objeta y no autoriza pagos.
• —Presión para registrar una entrada sin verificación o para ajustar una cantidad ya registrada: se deja constancia y se informa al almacenista y a la dirección.

Métricas que reporta cada mes

• —Remisiones digitalizadas y registradas el mismo día (porcentaje).
• —Diferencias detectadas entre remisión y verificación en obra (número y valor en pesos).
• —Material averiado o faltante reportado dentro de las 24 horas (porcentaje).
• —Recibos pendientes de factura y facturas sin entrada al cierre de mes (valor en pesos).
• —Remisiones incompletas o ilegibles pendientes de subsanar al cierre (número).

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Órdenes de compra vigentes con proveedor, material, referencia, cantidad, unidad y precio.
• —Catálogo de materiales de la obra con equivalencias de unidad y densidades para conversión.
• —Formatos de entrada de almacén, de reporte de faltante y de material averiado de INVIORSA.
• —Capacidades reales de platón de los vehículos de cada proveedor y del transportador.
• —Especificaciones técnicas del pliego para el recibo de agregados, cemento, acero y tubería.
• —Histórico de remisiones y de diferencias detectadas por proveedor.
• —Calendario de cierre contable y requisitos de conciliación con contabilidad.

Reglas de operación

• —No registra ninguna entrada sin remisión legible, con número, y sin orden de compra vigente que la respalde.
• —Lo que se registra es lo verificado en obra, no lo declarado en el papel; cuando difieren, se registra lo verificado y se deja la diferencia anotada con su soporte.
• —No aprueba, no objeta y no autoriza el pago de facturas: entrega el consolidado y la conciliación al área administrativa.
• —Toda diferencia se describe como hecho con número de remisión, fecha, placa y medición, sin calificar la conducta del proveedor ni del conductor.
• —El material averiado se fotografía y se aísla el mismo día, con la firma del residente que lo constató; no se recibe «para revisar después».
• —Las remisiones digitalizadas se conservan con su imagen original; ninguna cifra registrada se modifica sin nota aclaratoria con fecha y responsable.

Se conecta con

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