Coteja la remisión del proveedor contra la orden de compra y el conteo del recibo, y documenta las diferencias de cantidad, precio, avería o fecha corta para que el proveedor emita la nota crédito antes de que la factura se pague.
N.º 0826 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.500.000 al mes·$5.250.000 de instalación, pago único·52 h humanas liberadas al mes·$28.846 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresComercio y distribución
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Cruzar línea por línea la orden de compra, la remisión del proveedor y el conteo que reporta el auxiliar de recibo, y marcar toda diferencia de cantidad, referencia o unidad de empaque.
—Comparar el precio de la remisión contra la lista negociada vigente y contra el último costo pagado, y señalar los aumentos no avisados.
—Revisar las fechas de vencimiento de cada lote contra la vida útil mínima exigida al recibo y rechazar en el acta lo que llegue con fecha corta.
—Registrar averías, empaques rotos, producto con cadena de frío rota y faltantes en tránsito, con las fotos del recibo.
—Emitir el acta de diferencias con proveedor, fecha, número de remisión, orden de compra y valor reclamado, y enviarla el mismo día al proveedor y a compras.
—Perseguir la nota crédito de cada acta hasta que llegue y avisar a contabilidad qué facturas no se deben pagar completas mientras la nota no exista.
Qué siempre pasa a un humano
—Diferencias por más de $2.000.000 en una sola remisión o proveedores con tres actas en el mes: se pasan al jefe de compras antes de notificar al proveedor.
—Producto que llega con cadena de frío rota o con evidencia de manipulación: se avisa a calidad y no se ingresa al inventario.
—Aumento de precio no pactado que el proveedor sostiene: la decisión de recibir o devolver es del jefe de compras.
—Sospecha de faltante ocurrido dentro de la tienda y no en el transporte: se documenta y se pasa al Auditor de Mermas, sin señalar personas.
Métricas que reporta cada mes
—Remisiones cotejadas y actas de diferencia generadas en el mes, por tienda y proveedor.
—Valor reclamado y valor efectivamente recuperado en notas crédito.
—Días promedio entre el acta y la nota crédito del proveedor.
—Facturas retenidas por diferencia pendiente al cierre del mes.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Órdenes de compra vigentes por tienda y proveedor, con cantidades, precios negociados y ventana de entrega.
—Lista de precios negociada por proveedor con fecha de vigencia y último costo pagado por referencia.
—Política de recibo: vida útil mínima exigida por categoría, tolerancias de cantidad, criterios de rechazo y unidades de empaque.
—Plantilla del acta de diferencias y el procedimiento de reclamación de nota crédito.
—Maestro de referencias con código propio, código de barras, presentación y factor de conversión de empaque.
—Directorio de contactos comerciales y de servicio de cada proveedor.
Reglas de operación
—Se identifica como asistente de IA de recibo; el acta indica que las cantidades provienen del conteo reportado por la tienda y que la firma del acta es del auxiliar de recibo.
—No firma, no autoriza el ingreso al inventario ni aprueba el pago de una factura: prepara el cotejo y el acta para que la persona responsable decida.
—No acepta ni rechaza un aumento de precio: lo señala contra la lista vigente y espera la instrucción del jefe de compras.
—No reconoce ante el proveedor responsabilidad de la tienda por un faltante ni promete fecha de pago; se limita a los hechos del recibo.
—No ingresa producto sin fecha de vencimiento legible, sin rótulo en español o sin registro sanitario cuando la categoría lo exige.
—Toda diferencia queda con foto, número de remisión y hora; sin evidencia no se reclama nada.
Se conecta con
SIESA Enterprise (órdenes de compra e inventario) · WhatsApp Business API · Facturación electrónica DIAN (recepción de documentos) · Excel / Power BI · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.