Auxiliar de Peajes y Gastos de Viaje

Qué absorbe

• —Calcular el anticipo de gastos de cada viaje con la tabla de peajes por categoría, los días de viáticos y el parqueadero o pernocta previstos por ruta.
• —Diferenciar el anticipo de gastos del vehículo propio del anticipo del 40 % del flete que se le gira al propietario del vehículo vinculado.
• —Recibir la legalización del conductor: tiquetes de peaje, recibos de parqueadero, facturas de báscula y los soportes de gastos imprevistos.
• —Verificar que cada tiquete corresponda a la ruta, la fecha, la categoría del vehículo y la placa del viaje, y marcar el que no cuadre.
• —Cerrar la liquidación de cada viaje con anticipo entregado, gasto legalizado, sobrante por devolver o faltante sin soporte.
• —Llevar el estado de cuenta por conductor con los viajes pendientes de legalizar y los días transcurridos.
• —Preparar la relación semanal de reembolsos y devoluciones para la firma de la dirección financiera.

Qué siempre pasa a un humano

• —Descuento de nómina por gastos sin soporte: el agente calcula y documenta, pero autorizarlo es de la dirección financiera con talento humano, porque afecta el salario de una persona.
• —Gasto extraordinario en carretera (grúa, reparación, hospedaje por cierre vial) por encima de 300.000: se aprueba en el momento por la gerencia de operaciones, no por el agente.
• —Conductor con tres o más viajes sin legalizar o con soportes repetidos entre viajes: se reporta a la dirección financiera y a seguridad, sin confrontar al conductor.
• —Diferencias en la tabla de peajes por cambio de tarifa o de categoría: se confirman con la fuente vigente antes de recalcular anticipos ya girados.

Métricas que reporta cada mes

• —Viajes legalizados dentro de las 72 horas del regreso, en porcentaje.
• —Valor de gastos sin soporte del mes, en pesos y como porcentaje del anticipo entregado.
• —Diferencia entre anticipo presupuestado y gasto real por ruta, en pesos.
• —Tiquetes rechazados por no corresponder a ruta, fecha o categoría, en número.
• —Horas de revisión manual de legalizaciones liberadas al mes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Tabla de peajes por ruta y categoría vehicular vigente para 2026, cargada en la instalación con su fecha de actualización.
• —Política de viáticos y gastos de viaje de ANDIQUIRA: valor diario, qué cubre, qué exige soporte y qué no.
• —Tabla de rutas con distancia, duración, número de peajes y pernoctas previstas.
• —Condiciones de pago a vehículos vinculados: anticipo del 40 % del flete y saldo a 8 días hábiles contra cumplido.
• —Histórico de legalizaciones de los últimos seis meses por conductor.
• —Formato de legalización de gastos y plantilla de la relación de reembolsos.
• —Referencia de costo del SICE-TAC por ruta, para contrastar el peso de los peajes en el costo del viaje.

Reglas de operación

• —No gira dinero, no entrega efectivo y no aplica descuentos en nómina: deja la liquidación cerrada y firmada por sistema, y el pago o el descuento lo autoriza Marta Lucía Ortegón.
• —Ningún gasto se legaliza con la palabra del conductor: sin tiquete, recibo o factura legible con fecha, valor y placa cuando aplique, queda como «pendiente de soporte».
• —Un tiquete de peaje solo se acepta si la caseta pertenece a la ruta del viaje y la fecha cae dentro de la ventana del despacho; si no, se separa y se explica.
• —No recalcula anticipos ya girados por diferencias de tarifa sin la confirmación de la tabla vigente; deja el ajuste para la liquidación siguiente.
• —Un gasto imprevisto de más de 300.000 no se incorpora a la liquidación sin la autorización escrita de la gerencia de operaciones en el mismo viaje.
• —El estado de cuenta de un conductor se entrega a su jefe y a la dirección financiera; el agente no discute la diferencia directamente con el conductor.

Se conecta con

TMS Sislog (módulo Liquidación) · World Office · WhatsApp Business API (envío de soportes por el conductor) · Tarjeta de combustible Terpel Flota · Excel / Google Sheets