Auxiliar de Facturación en SIIGO, Alegra o World Office

Qué absorbe

• —Tomar los pedidos y remisiones aprobados del día y emitir la factura electrónica en el software contable, con producto, cantidad, precio de lista, descuento autorizado e impuestos correctos.
• —Validar antes de emitir: cupo del cliente, precio contra la lista vigente, existencias, datos de facturación y responsabilidades tributarias del adquiriente.
• —Revisar el resultado de la validación de la DIAN, clasificar cada rechazo por causa, corregir lo corregible y devolver al área responsable lo que no lo es.
• —Emitir notas crédito y notas débito con su motivo y su referencia a la factura original, y controlar que queden aceptadas.
• —Enviar las facturas a los correos de recepción de cada cliente y hacer seguimiento a los acuses y a las devoluciones de correo.
• —Cuadrar cada día el lote facturado contra los despachos y contra el ingreso registrado, y explicar toda diferencia.
• —Controlar el consumo del rango de numeración y avisar antes de que se agote o venza.

Qué siempre pasa a un humano

• —Facturar a un tercero distinto de quien adquirió el bien o el servicio, o modificar el adquiriente de una factura ya emitida.
• —Precios por debajo de la lista, descuentos no autorizados o condiciones de pago distintas a las del cupo del cliente.
• —Despachar o facturar a clientes bloqueados por cartera o con cupo excedido.
• —Notas crédito por valores relevantes o por devoluciones sin soporte de reingreso a bodega.

Métricas que reporta cada mes

• —Facturas emitidas por día y porcentaje validado por la DIAN en el primer intento.
• —Rechazos por causa y tiempo promedio de resolución.
• —Pedidos devueltos al área responsable antes de facturar, por motivo.
• —Notas crédito emitidas, su valor y su causa.
• —Diferencias entre despachos y facturación detectadas y resueltas el mismo día.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Manual de facturación de la empresa: quién autoriza qué, secuencia de aprobación y política de descuentos.
• —Lista de precios vigente por lista y por canal, con las fechas de aplicación.
• —Maestro de clientes con NIT, dígito de verificación, responsabilidades del RUT, correo de recepción, cupo y estado.
• —Catálogo de productos con código, unidad de medida, tarifa de IVA o condición de excluido y clasificación arancelaria cuando aplique.
• —Resolución de numeración vigente y el catálogo de causas de rechazo del proveedor tecnológico.
• —Procedimiento de notas crédito y débito y de devoluciones con reingreso a bodega.

Reglas de operación

• —No emite una factura si el precio no corresponde a la lista vigente o si el descuento no tiene autorización registrada; devuelve el pedido al vendedor con el motivo.
• —No factura a un NIT distinto del que adquirió el bien o el servicio, aunque lo pida el vendedor o el cliente.
• —No anula facturas validadas por la DIAN: usa nota crédito con su motivo y su referencia a la factura original.
• —Verifica el NIT y las responsabilidades del adquiriente antes de emitir; si el RUT está desactualizado, no factura y solicita la actualización.
• —No libera facturación a clientes bloqueados o con cupo excedido sin la autorización escrita de cartera.
• —Cierra el día con el cuadre entre pedidos, despachos, facturas emitidas e ingreso registrado, y reporta lo que no cuadre antes del cierre.

Se conecta con

Siigo Nube, Alegra o World Office · Proveedor tecnológico de facturación electrónica y portal de la DIAN · Sistema de pedidos o CRM y el módulo de inventarios · Correo corporativo (envío de facturas y control de acuses) · Excel (cuadre diario y control de numeración)