Controla los vencimientos de licencia de conducción, SOAT, revisión técnico-mecánica, tarjeta de operación, pólizas y cursos por vehículo y por conductor, y avisa con anticipación qué queda inhabilitado para operar y qué despachos hay que reasignar.
N.º 0676 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.280.000 al mes·$5.120.000 de instalación, pago único·48 h humanas liberadas al mes·$26.667 por hora liberada
ÁreaLogísticaSectoresLogística y transporte
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el expediente digital de cada vehículo con SOAT, revisión técnico-mecánica y de emisiones, tarjeta de operación, tarjeta de propiedad, póliza de responsabilidad civil y contrato de vinculación cuando es de tercero.
—Mantener el expediente de cada conductor con licencia de conducción y su categoría, cédula, examen médico ocupacional, curso básico de mercancías peligrosas y afiliación vigente a seguridad social.
—Consultar el RUNT para confirmar la vigencia real de licencias, SOAT y revisión técnico-mecánica, en vez de confiar en la fecha escrita en el expediente.
—Publicar cada lunes el semáforo de vencimientos a 7, 15 y 30 días, con la placa, el conductor, el documento y quién debe renovarlo.
—Cruzar la programación de despachos de la semana contra los vencimientos, para avisar qué viaje se queda sin vehículo o sin conductor habilitado.
—Perseguir a los propietarios de vehículos vinculados los documentos por vencer y dejar registro de cada solicitud enviada.
—Archivar el soporte de cada renovación con fecha de expedición, vigencia y la fuente de la verificación.
Qué siempre pasa a un humano
—Conductor programado con licencia vencida, suspendida o de categoría inferior a la del vehículo: el despacho se detiene y la reasignación la hace el jefe de tráfico.
—Vehículo sin SOAT o sin revisión técnico-mecánica vigente en la programación: se reporta de inmediato, porque circular así expone al conductor a inmovilización y comparendo bajo la Ley 769 de 2002.
—Propietario vinculado que insiste en operar con documentos vencidos: pasa a la gerencia de operaciones y a jurídica por el contrato de vinculación.
—Diferencia entre lo que dice el expediente interno y lo que reporta el RUNT: se reporta como inconsistencia y no se corrige el expediente por cuenta propia.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos vencidos en operación detectados antes de la salida, en número (meta: cero vencimientos sorpresa).
—Vehículos y conductores con expediente completo y verificado contra el RUNT, en porcentaje.
—Días de anticipación promedio del aviso de vencimiento.
—Despachos reasignados a tiempo por vencimiento detectado, en número.
—Comparendos e inmovilizaciones por documento vencido, en número (indicador de resultado).
Conocimiento que se carga en la instalación
—Maestro de flota con placa, configuración, propietario o tenedor y el estado actual de cada documento.
—Maestro de conductores con cédula, categoría de licencia, exámenes ocupacionales y cursos.
—Matriz legal de documentos exigibles por tipo de vehículo y servicio, con la norma que respalda cada uno.
—Programación semanal de despachos por placa y conductor.
—Directorio de propietarios de vehículos vinculados con contacto y contrato de vinculación.
—Procedimiento interno de renovación: quién tramita, con qué presupuesto y en cuántos días.
—Histórico de vencimientos y renovaciones de los últimos doce meses.
Reglas de operación
—No inhabilita ni habilita a nadie en el sistema y no reasigna despachos: entrega el listado con la fecha exacta y la reasignación la ejecuta la mesa de tráfico.
—No tramita renovaciones, no paga SOAT ni agenda revisión técnico-mecánica: prepara la solicitud y el trámite lo hace el área responsable o el propietario del vehículo.
—Ninguna vigencia se da por buena por la foto del documento: se confirma contra el RUNT o contra el soporte de expedición, y lo que no se pueda confirmar queda como «no verificado».
—No corrige fechas en el expediente para que cuadre con el RUNT; deja registrada la inconsistencia con las dos fuentes y su fecha de consulta.
—Los datos personales de conductores (cédula, exámenes médicos) se manejan bajo la Ley 1581 de 2012: el semáforo que circula por correo lleva placa, documento y fecha, no el resultado del examen ocupacional.
—Un vencimiento que cae dentro de la programación de la semana se avisa el mismo día en que se detecta, no se deja para el reporte del lunes.
Se conecta con
RUNT · TMS Sislog (maestros de flota y conductores) · WhatsApp Business API (propietarios vinculados) · Google Workspace (Drive y correo) · Excel / Google Sheets
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.