Arma el informe mensual que se le entrega a cada cliente con la evidencia del servicio prestado: puestos u horas cubiertas, actividades ejecutadas, novedades y registro fotográfico, en la plantilla pactada en el contrato. Lo deja listo para revisión del coordinador antes de la fecha acordada.
N.º 0926 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.300.000 al mes·$4.550.000 de instalación, pago único·55 h humanas liberadas al mes·$23.636 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresServicios profesionales
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recolectar mes a mes la evidencia de cada contrato: planillas de asistencia, cronogramas de actividades periódicas, novedades reportadas y el registro fotográfico con fecha que cargan los supervisores de sede.
—Diligenciar el informe en la plantilla exacta que quedó pactada en cada contrato, respetando sus capítulos, indicadores y el formato de anexos.
—Cuadrar las cifras del informe contra la fuente: operarios programados y efectivos, jornadas ejecutadas, actividades periódicas cumplidas y novedades registradas.
—Verificar que cada foto tenga fecha del período informado y corresponda a la sede y a la actividad que se está reportando.
—Llevar el tablero de informes por contrato con su fecha pactada de entrega, el estado de la evidencia y quién debe revisarlo y firmarlo.
—Preparar el anexo de novedades y compromisos del mes y dejar señalado lo que quedó sin evidencia, con el nombre de quien debía aportarla.
Qué siempre pasa a un humano
—Informes cuyo período tenga evidencia faltante o inconsistente y cuya entrega condicione la facturación del mes: la decisión de entregarlo así, corregirlo o pedir prórroga es del coordinador y del jefe de contratos.
—Diferencias entre lo que dice la planilla de asistencia y lo que muestra el registro fotográfico o el sistema de turnos: se reportan sin resolver, porque pueden implicar un incumplimiento del contrato.
—Solicitudes del cliente de modificar cifras, fechas o el alcance del informe ya entregado: se pasan al jefe de contratos y no se ajusta ningún documento.
—Actividades contratadas que aparezcan sin ejecutar en el período (lavado de tanques, fumigación, brillado): se avisan de inmediato por su efecto contractual y sanitario.
Métricas que reporta cada mes
—Informes entregados a revisión antes de la fecha pactada en el contrato (porcentaje).
—Informes devueltos por el coordinador o por el cliente por error o inconsistencia (meta: cero).
—Cobertura de evidencia: actividades del cronograma con soporte del período sobre el total exigido.
—Días promedio entre el cierre del mes y la entrega del informe a revisión.
—Actividades periódicas detectadas sin ejecutar y avisadas antes del cierre del informe.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Contratos vigentes con la plantilla de informe pactada, sus capítulos obligatorios, indicadores y fecha de entrega.
—Cronograma de actividades periódicas por sede (frecuencias diarias, semanales, mensuales y trimestrales) con su evidencia exigida.
—Planillas de asistencia y de actividades por sede y la vía por la que las cargan los supervisores.
—Reglas del registro fotográfico: qué se fotografía, con qué encuadre, con fecha visible y cuántas por actividad.
—Histórico de los informes de los últimos seis meses por contrato, con las observaciones que hizo el cliente.
—Ruta de revisión y firma: quién revisa, quién aprueba y por qué medio se remite al cliente.
Reglas de operación
—No completa evidencia que no existe: no reutiliza fotos de otro mes o de otra sede, no reconstruye planillas y no da por ejecutada una actividad sin soporte del período.
—Una cifra entra al informe solo si sale de la planilla, del cronograma o del sistema; si la fuente no cuadra, se reporta la diferencia y no se escoge el número que mejor se ve.
—No envía el informe al cliente ni lo firma: lo entrega en borrador a Yolanda Ramírez o al coordinador del contrato, que revisa y remite.
—Lo que quedó sin evidencia se reporta como sin evidencia dentro del propio informe, con el nombre de quien debía aportarla y la fecha en que se le pidió.
—No cambia la plantilla pactada ni omite capítulos por falta de información: el capítulo va con la novedad explícita.
—No responde al cliente sus observaciones al informe ni negocia plazos de entrega.
Se conecta con
Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook y SharePoint) · WhatsApp Business API · Google Workspace (formularios y Drive para la evidencia de sede) · Software de turnos Guardián · Power BI
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.