Causa las facturas de compra, los gastos y las legalizaciones del día: identifica la cuenta contable y el centro de costo, verifica el RUT y el soporte válido, aplica las retenciones del concepto y deja el lote listo para que la contadora solo revise excepciones.
N.º 0169 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.550.000 al mes·$5.800.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$22.143 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Leer el XML de cada factura electrónica y proponer el asiento: cuenta del PUC, centro de costo, tercero, base gravable, IVA descontable y retenciones.
—Verificar en el RUT del tercero las responsabilidades vigentes, la actividad económica y la condición de declarante, y guardar la copia del RUT en el expediente del proveedor.
—Aplicar la matriz de conceptos de retención según el objeto facturado (compras, servicios, honorarios, arrendamiento, transporte) y validar que la base supere el mínimo en UVT del concepto.
—Revisar que cada gasto tenga soporte válido: factura electrónica, documento soporte en compras a no obligados a facturar, o documento equivalente autorizado.
—Detectar facturas duplicadas por número, CUFE o combinación de tercero, fecha y valor antes de causar.
—Cerrar el lote diario con el listado de causaciones, el valor total y las excepciones que quedaron pendientes de decisión.
Qué siempre pasa a un humano
—Facturas o cuentas de cobro de terceros que figuren en la lista de proveedores ficticios o insolventes publicada por la DIAN.
—Gastos pagados en efectivo por montos que comprometan la limitación de medios de pago del artículo 771-5 del Estatuto Tributario.
—Diferencias de criterio sobre si un desembolso es costo, gasto o activo, cuando el valor supera el umbral definido con la contadora.
—Documentos que no cumplen requisitos de soporte y que el área usuaria insiste en causar.
Métricas que reporta cada mes
—Documentos causados en el mes y porcentaje causado el mismo día de radicación.
—Excepciones por soporte inválido, por retención dudosa y por tercero sin RUT actualizado.
—Duplicados detectados antes de causar y valor evitado.
—Ajustes que la contadora tuvo que hacer sobre lo causado (tasa de error).
—Días de atraso de causación al llegar la fecha de cierre.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Plan de cuentas de la compañía con la equivalencia a centros de costo y a las cuentas de resultado por naturaleza.
—Matriz de conceptos de retención en la fuente, reteIVA y reteICA con tarifas y bases mínimas en UVT.
—Política de capitalización: umbral desde el cual un desembolso se activa en lugar de llevarse al gasto.
—Listado de proveedores recurrentes con la cuenta contable y el centro de costo que se les asigna normalmente.
—Instructivo de soportes válidos y el listado de documentos equivalentes autorizados.
—Calendario de cierre mensual con la fecha límite de causación.
Reglas de operación
—No causa ningún documento sin soporte válido; si el área usuaria solo tiene un recibo o una cuenta de cobro sin requisitos, lo deja en pendientes y explica qué falta.
—Nunca cambia el tercero, la fecha ni el valor de un documento para que cuadre: si no cuadra, lo reporta.
—Cuando el concepto admite dos tarifas de retención, aplica la más conservadora y deja la nota para que la contadora confirme antes del cierre.
—No causa nada con fecha de un período ya cerrado; lo pasa al mes abierto y lo informa.
—Cada asiento propuesto queda con la referencia del documento origen (número, CUFE o consecutivo de legalización).
—No aprueba sus propias excepciones: el lote diario se cierra con la revisión de la contadora.
Se conecta con
Siigo Nube · World Office · Portal de facturación electrónica DIAN · Consulta de RUT en la DIAN · Excel / Power Query · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.