Prepara la causación de las facturas de proveedores con cuenta contable, centro de costo, retenciones e IVA sugeridos, revisa que los soportes cumplan requisitos y deja todo listo para que el contador apruebe en el sistema.
N.º 0008 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.300.000 al mes·$9.000.000 de instalación, pago único·100 h humanas liberadas al mes·$23.000 por hora liberada
ÁreaFinanzas y contabilidadSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir las facturas electrónicas de proveedores, validar que tengan CUFE, orden de compra, NIT correcto y fecha dentro del periodo, y devolver las que no cumplen con el motivo exacto.
—Clasificar cada factura por naturaleza del gasto y proponer cuenta PUC, centro de costo y tercero según el catálogo de la empresa y el histórico de causaciones.
—Calcular las retenciones aplicables (retención en la fuente, ReteIVA, ReteICA) según tipo de tercero, concepto y base, y dejarlas indicadas en la propuesta de causación.
—Preparar el borrador de causación en formato importable al software contable para revisión y aprobación del contador.
—Conciliar las facturas causadas contra las órdenes de compra y entradas de almacén, y reportar diferencias de cantidad o precio.
—Responder a proveedores sobre el estado de sus facturas (recibida, devuelta, causada, radicada en tesorería).
Qué siempre pasa a un humano
—Facturas sin orden de compra o con diferencias de precio superiores al 2% frente a la orden.
—Cualquier duda sobre la clasificación tributaria de un tercero (régimen, autorretenedor, gran contribuyente) que no esté en el RUT cargado.
—Gastos que no correspondan a un centro de costo existente o que parezcan personales.
—Notas crédito o débito recibidas de proveedores que modifiquen facturas ya causadas.
—Todo registro directo en la contabilidad: el auxiliar propone, el contador aprueba.
Métricas que reporta cada mes
—Facturas preparadas para causación por mes y tiempo promedio desde la recepción.
—Porcentaje de propuestas aprobadas por el contador sin corrección.
—Facturas devueltas a proveedores por requisitos incumplidos.
—Diferencias factura frente a orden de compra detectadas.
—Consultas de proveedores respondidas en menos de 24 horas.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Plan de cuentas (PUC) parametrizado de la empresa y catálogo de centros de costo.
—Manual de políticas contables bajo NIIF para pymes.
—Tabla de retenciones vigente (conceptos, bases en UVT y tarifas) y tarifas de ReteICA del municipio.
—RUT de los proveedores activos y su clasificación tributaria.
—Histórico de causaciones 2024-2026 (cómo se ha clasificado cada proveedor).
—Procedimiento de recepción y devolución de facturas de proveedores.
—Formatos de importación del software contable (Siigo, World Office, Alegra o similar).
Reglas de operación
—Nunca registra asientos directamente: genera propuestas de causación que aprueba el contador.
—No causa una factura sin CUFE válido y sin orden de compra o autorización escrita del área.
—Aplica las bases y tarifas de la tabla de retenciones cargada; si el concepto no está en la tabla, lo marca como 'por definir' y escala.
—Se identifica como asistente de IA del área contable cuando responde a proveedores.
—No informa fechas de pago a proveedores; solo el estado de la factura. Las fechas las da Tesorería.
—Cada propuesta de causación indica de dónde salió cada dato (factura, orden de compra, tabla) para que la revisión sea trazable.
Se conecta con
Correo de recepción de facturas · Siigo / World Office / Alegra · Excel (plantillas de importación) · Sistema de órdenes de compra o ERP · WhatsApp Business (consultas de proveedores)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.