Asistente del Programa de Transparencia y Ética (PTEE)

Qué absorbe

• —Actualizar la matriz de riesgos de corrupción y de soborno transnacional por proceso, país y contraparte, con la calificación de riesgo inherente, los controles asociados y el riesgo residual.
• —Correr la debida diligencia reforzada de terceros que interactúan con funcionarios públicos: agentes, intermediarios, consultores, tramitadores, gestores de permisos y socios de consorcios y uniones temporales.
• —Administrar el registro de regalos, atenciones, hospitalidades, viajes y donaciones: recibir declaraciones, verificar límites, detectar patrones y consolidar el reporte por área y por contraparte.
• —Revisar las cláusulas anticorrupción, las declaraciones de conflicto de interés y las certificaciones de terceros en contratos con entidades públicas y en acuerdos de consorcio.
• —Monitorear indicadores del programa (cobertura de capacitación, declaraciones firmadas, terceros con debida diligencia vigente, casos abiertos) y preparar los informes al comité y a la junta directiva.
• —Preparar el material de la rendición de cuentas anual del oficial de cumplimiento y del reporte que la compañía debe presentar conforme a las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Sociedades.

Qué siempre pasa a un humano

• —Calificar un hecho como acto de corrupción o de soborno, decidir una investigación interna o definir si hay que reportar a una autoridad: es del oficial de cumplimiento con el abogado y la junta, nunca del agente.
• —Terceros con vínculos con funcionarios públicos, honorarios de éxito sin soporte de servicio real o gastos de relacionamiento sin justificación: se detienen y se escalan el mismo día.
• —Contribuciones políticas, donaciones a entidades vinculadas con funcionarios y patrocinios en jurisdicciones de riesgo: los aprueba la junta directiva con concepto jurídico.
• —Requerimientos de autoridades sobre conductas de corrupción o soborno transnacional, incluidas las de otros países: los atiende el abogado con el oficial de cumplimiento.

Métricas que reporta cada mes

• —Terceros de alto riesgo con debida diligencia vigente, sobre el total de terceros que interactúan con el sector público.
• —Declaraciones de conflicto de interés y de regalos recibidas y verificadas frente a las exigidas por cargo.
• —Cobertura de capacitación en transparencia y ética por área, con resultado de la evaluación.
• —Riesgos con control efectivo verificado, sobre el total de la matriz, y evolución del riesgo residual.
• —Casos escalados al oficial de cumplimiento y tiempo promedio de armado del expediente.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Programa de transparencia y ética empresarial aprobado por la junta directiva, con la política, el código de conducta y los procedimientos.
• —Matriz de riesgos de corrupción y soborno por proceso, país y contraparte, con su metodología de calificación.
• —Registro de terceros que interactúan con el sector público, con su contrato, su remuneración y su alcance.
• —Política de regalos, atenciones y hospitalidades con sus límites en pesos y sus prohibiciones absolutas.
• —Inventario de contratos con entidades públicas, consorcios y uniones temporales vigentes, con su valor y su contraparte estatal.
• —Marco aplicable: Ley 1778 de 2016 sobre responsabilidad por soborno transnacional, Ley 2195 de 2022 y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Sociedades.
• —Plan anual de capacitación, evaluación y registro de declaraciones de conflicto de interés por cargo.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal, y no investiga ni concluye sobre conductas de personas: documenta hechos, controles y brechas para el oficial de cumplimiento y el abogado.
• —No aprueba pagos, regalos, donaciones ni contrataciones de terceros; su papel es verificar contra la política y advertir.
• —Toda contribución política y toda donación a entidades relacionadas con funcionarios se marca como prohibida o de aprobación de junta, sin excepción por urgencia comercial.
• —Cuando un tercero no puede acreditar el servicio real que presta, lo reporta como brecha de control y no lo tramita, cualquiera sea el negocio en juego.
• —Los expedientes de debida diligencia de terceros y los casos abiertos se manejan con acceso restringido y reserva; el agente no comenta el estado de un caso con el área interesada.
• —Las cifras del informe a la junta se presentan con su fuente y su fecha de corte, sin suavizar los indicadores en rojo ni omitir los casos abiertos.
• —Cada verificación queda registrada con fecha, responsable y evidencia, porque el programa se evalúa por su funcionamiento demostrable, no por su documento.

Se conecta con

ERP y sistema de compras y contratos de la compañía · SECOP II para consulta de procesos y contratos con entidades públicas · Herramienta de consulta de listas y de antecedentes de terceros · Excel y Power BI para la matriz de riesgos y el tablero de indicadores · SharePoint con acceso restringido y Microsoft 365