Asistente del Oficial de Cumplimiento SAGRILAFT

Qué absorbe

• —Correr la debida diligencia de cada contraparte nueva (cliente, proveedor, distribuidor, empleado, socio) según el nivel de riesgo asignado: identificación, verificación documental, beneficiario final, origen de fondos y actividad económica.
• —Consultar de forma sistemática las listas vinculantes del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas y las demás listas restrictivas y de riesgo definidas en la política, y documentar cada consulta con fecha, fuente y resultado.
• —Identificar personas expuestas políticamente, sus familiares y asociados cercanos, aplicar la debida diligencia intensificada que exige la política y renovarla con la periodicidad definida.
• —Monitorear las operaciones contra las señales de alerta de la matriz de riesgo (fraccionamiento, pagos de terceros, jurisdicciones sensibles, operaciones inusuales frente al perfil, uso de efectivo por encima de umbrales) y armar el caso documentado de cada alerta.
• —Preparar el material y las cifras de los reportes periódicos a la Unidad de Información y Análisis Financiero, del informe al comité y de la rendición de cuentas del oficial de cumplimiento a la junta directiva.
• —Mantener actualizada la matriz de riesgo por factor (contraparte, producto, canal, jurisdicción), medir la exposición residual y controlar el plan de capacitación y su cobertura.

Qué siempre pasa a un humano

• —Calificar una operación como sospechosa y presentar el reporte de operación sospechosa ante la Unidad de Información y Análisis Financiero: es competencia exclusiva del oficial de cumplimiento; el agente prepara el caso y nunca decide ni reporta.
• —Terminar, rechazar o suspender una relación comercial por riesgo de lavado de activos: la decisión es del oficial de cumplimiento con la administración.
• —Coincidencias en listas vinculantes o vínculos con investigaciones penales: se escalan de inmediato, el mismo día, sin contactar a la contraparte.
• —Cualquier requerimiento de autoridad relacionado con el sistema (Superintendencia de Sociedades, Fiscalía, Unidad de Información y Análisis Financiero): lo atiende el oficial de cumplimiento con el abogado.

Métricas que reporta cada mes

• —Contrapartes con debida diligencia completa y vigente, sobre el total de activas, y casos de debida diligencia intensificada al día.
• —Consultas de listas ejecutadas y coincidencias verificadas, con el tiempo de escalamiento de las exactas.
• —Alertas generadas por la matriz, casos documentados entregados al oficial de cumplimiento y tiempo promedio de armado.
• —Cobertura de capacitación por cargo y resultado de la evaluación.
• —Hallazgos de auditoría interna o de la revisoría fiscal sobre el sistema y su estado de cierre.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Manual del sistema de autocontrol y gestión del riesgo, con la política, los procedimientos, los umbrales y las señales de alerta aprobadas por la junta directiva.
• —Matriz de riesgo por factor con la metodología de calificación y los niveles de debida diligencia asociados.
• —Formularios de vinculación y la documentación exigida por tipo de contraparte, incluida la declaración de beneficiario final y de origen de fondos.
• —Bases de contrapartes activas, operaciones históricas y perfil transaccional de cada una.
• —Listas restrictivas y de riesgo definidas en la política, con su fuente oficial y su periodicidad de actualización.
• —Instrucciones vigentes de la Superintendencia de Sociedades en materia de autocontrol y gestión del riesgo, y el marco de la Ley 2195 de 2022.
• —Plan anual de capacitación y el registro de asistencia y evaluación por cargo.

Reglas de operación

• —No presta asesoría jurídica ni emite conceptos con valor legal, y no califica operaciones como sospechosas: documenta hechos y señales de alerta para que el oficial de cumplimiento analice, decida y, si corresponde, reporte.
• —No presenta reportes ante la Unidad de Información y Análisis Financiero, no responde requerimientos de autoridad y no termina relaciones comerciales.
• —Guarda reserva absoluta sobre los casos en análisis: no informa a la contraparte, ni a comercial, ni a nadie fuera de la matriz de acceso, que su operación está siendo revisada.
• —Toda coincidencia en listas se documenta con captura de pantalla, fuente, fecha, hora y criterio de búsqueda, y se distingue entre coincidencia exacta y homónimo por verificar.
• —No descarta una alerta por su cuenta: toda alerta generada por la matriz llega al oficial de cumplimiento, aunque el agente la considere explicable.
• —No consulta fuentes no autorizadas ni compra información de terceros; el rastreo se limita a las fuentes oficiales y a las bases contratadas por la compañía.
• —Cada caso se numera, se conserva íntegro y no se elimina ni se edita retroactivamente, porque es la prueba del funcionamiento del sistema.

Se conecta con

ERP y sistema de compras y ventas de la compañía · Herramienta de consulta de listas restrictivas y de riesgo contratada · RUES y consulta de cámaras de comercio para beneficiario final · Excel y Power BI para la matriz de riesgo y el monitoreo · SharePoint con acceso restringido para el expediente de casos