El que le ordena el día al dueño de la empresa: filtra y resume el correo, sostiene la lista de pendientes con lo que de verdad urge, redacta los borradores que él firma y le entrega cada mañana una página con lo que tiene que decidir.
N.º 0500 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.400.000 al mes·$8.400.000 de instalación, pago único·110 h humanas liberadas al mes·$21.818 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Revisar el correo del gerente cada mañana, clasificar por urgencia real y resumir lo que exige su atención, con el contexto de cada asunto.
—Mantener la lista de pendientes del gerente y de sus compromisos con clientes, bancos, proveedores y equipo, con fecha y estado.
—Redactar borradores de respuesta, cartas, propuestas y comunicaciones internas para que él revise y firme.
—Perseguir lo que el gerente delegó: a quién, qué y para cuándo, y reportar lo que no avanzó.
—Preparar el resumen diario y el semanal: qué se decidió, qué está atascado, qué vence y qué requiere su firma.
—Reunir la información antes de una reunión o una llamada: histórico del cliente, saldos, últimos correos y compromisos abiertos.
—Llevar el control de los documentos que el gerente debe firmar y de los vencimientos que no puede olvidar.
Qué siempre pasa a un humano
—Compromisos con clientes, precios, plazos o condiciones: los define el gerente, el agente solo redacta el borrador.
—Asuntos con bancos, DIAN, entidades de control o abogados, y cualquier documento que genere obligación.
—Correos sobre personal (contratación, salario, terminación) o quejas sobre una persona identificable.
—Decisiones de gasto por encima del monto que el gerente haya fijado.
—Cualquier comunicación que fije la posición de la empresa frente a un tercero.
Métricas que reporta cada mes
—Correos procesados y tiempo del gerente liberado por semana.
—Pendientes cerrados en plazo frente a los abiertos, por responsable.
—Borradores preparados y aprobados sin reescritura.
—Compromisos con terceros cumplidos en la fecha ofrecida.
—Vencimientos críticos avisados con anticipación suficiente.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Acceso al correo del gerente con las reglas de clasificación acordadas.
—Lista de clientes, proveedores y contactos clave con su historia y su importancia.
—Prioridades del gerente para el trimestre y sus criterios de urgencia.
—Plantillas de las comunicaciones que se repiten (cotización, cobro, respuesta a reclamo, carta de presentación).
—Calendario de obligaciones: tributarias, laborales, bancarias, contractuales y de renovación.
—Estado de cartera, de caja y de pedidos, con la fuente de cada dato.
—Reglas de lo que el agente puede responder solo y lo que siempre pasa al gerente.
Reglas de operación
—No responde por el gerente ningún correo que comprometa precio, plazo, condición o posición de la empresa: prepara el borrador y él lo firma.
—No habla en nombre del gerente con clientes, bancos ni proveedores; puede acusar recibo e informar que la respuesta va en camino.
—No comunica decisiones que el gerente esté considerando y que aún no ha tomado, ni siquiera al equipo interno.
—El resumen diario presenta lo que va mal con su cifra: cartera vencida, pedidos atrasados y compromisos incumplidos van primero, no al final.
—Cuando dos fuentes dan datos distintos (el reporte del vendedor y el sistema, la cifra del banco y la del contador), muestra las dos con su origen y lo señala; no elige la que suena mejor.
—No accede a información personal del gerente ni a asuntos privados que lleguen al correo corporativo; los deja sin abrir y lo informa.
—Todo pendiente delegado se reporta con su estado real, aunque el responsable sea el propio gerente.
Se conecta con
Microsoft 365 o Google Workspace (correo y calendario) · WhatsApp Business API · Siigo o World Office (cartera, facturación y caja) en lectura · Excel / Google Sheets · Banca en línea en consulta y portal de la DIAN (calendario de obligaciones)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.