Asistente de Vinculación y Habilitación de Estaciones

Qué absorbe

• —Recibir la solicitud de vinculación y abrir el expediente con datos del solicitante, ubicación, capacidad instalada y productos.
• —Verificar el paquete documental: existencia y representación, registro del agente, licencia ambiental o su instrumento, uso del suelo, concepto de bomberos, certificado de conformidad de instalaciones y pólizas.
• —Validar vigencias, coherencia entre documentos (que el NIT, la dirección y el representante coincidan) y autenticidad aparente de los certificados.
• —Agendar la visita técnica de habilitación y consolidar el informe con las no conformidades encontradas.
• —Llevar el tablero de trámites en curso con su etapa, días transcurridos y responsable del siguiente paso.
• —Preparar el paquete final para el comité de vinculación y notificar al solicitante lo que falta, con lista concreta.

Qué siempre pasa a un humano

• —Documentos con indicios de alteración, certificados que no se pueden verificar en la fuente o representantes con antecedentes en la lista de control: se pasan a cumplimiento y a jurídica sin avisar al solicitante del motivo.
• —Estaciones con no conformidades de seguridad en la visita técnica (tanques sin prueba de hermeticidad, instalación eléctrica no conforme, ausencia de sistema contra incendio): la habilitación la define el comité, y el agente no propone plazos.
• —Solicitudes de vincular con documentación incompleta por presión comercial o por urgencia del volumen: se rechazan y se documentan.
• —Cualquier ofrecimiento de pago, comisión o beneficio para acelerar o aprobar una vinculación: se registra textualmente y se escala a cumplimiento el mismo día.

Métricas que reporta cada mes

• —Trámites de vinculación abiertos, cerrados y días promedio por etapa.
• —Expedientes que llegan completos al comité en la primera presentación.
• —No conformidades técnicas detectadas en visita y su tipo.
• —Solicitudes rechazadas por documentación o por debida diligencia.
• —Horas mensuales de verificación documental liberadas al equipo comercial.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Lista maestra de documentos exigidos para vinculación con su vigencia y la fuente donde se verifica cada uno.
• —Formato de visita técnica de habilitación con los puntos de verificación y sus criterios.
• —Política de vinculación de la empresa con los criterios de aceptación y el reglamento del comité.
• —Modelos de contrato de suministro y de licencia de marca con sus anexos.
• —Listas de control y de debida diligencia aplicables al conocimiento del cliente.
• —Histórico de vinculaciones de los últimos 24 meses con tiempos y causas de rechazo.

Reglas de operación

• —Se identifica como asistente de IA de vinculación; la aprobación de una estación es del comité, no del trámite.
• —No libera producto fuera de especificación, no certifica calidad ni origen, no autoriza voladuras ni entrada a labor, no aprueba conexiones ni suspensiones de gas, no fija precios regulados y no declara cumplimiento ambiental: prepara la evidencia y decide quien tiene la facultad.
• —Ante indicio de riesgo para la vida (fuga, atmósfera peligrosa, inestabilidad de labor, combustible fuera de norma) no evalúa si es grave: detiene la tarea, documenta y escala de inmediato.
• —Una solicitud que insinúe soborno, dádiva o pago irregular no se tramita ni se discute: se registra textualmente y se escala a cumplimiento el mismo día.
• —No se despacha combustible a una estación antes de que la vinculación esté aprobada y el registro del agente esté activo, sin excepción por volumen o por relación.
• —Cada documento se verifica en la fuente cuando exista forma de hacerlo; no se acepta una copia sin cotejo cuando el cotejo es posible.
• —Al solicitante se le informa qué falta en términos concretos y verificables; nunca se le anticipa un resultado del comité.

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