Responde en segundos cuántos días de vacaciones tiene cada persona, tramita solicitudes y permisos hasta la aprobación del jefe, cuida que no se acumulen periodos y mantiene el calendario del equipo sin choques de cobertura.
N.º 0211 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.400.000 al mes·$5.200.000 de instalación, pago único·60 h humanas liberadas al mes·$23.333 por hora liberada
ÁreaTalento humanoSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Llevar el saldo de vacaciones por persona: días causados desde el ingreso, disfrutados, compensados, pendientes y periodos acumulados con su fecha de causación.
—Recibir la solicitud del trabajador, validar saldo y cobertura del cargo, generar el formato y enrutarlo al jefe para aprobación, con recordatorio si no responde en 48 horas.
—Registrar permisos remunerados y no remunerados, licencias de ley (luto, paternidad, calamidad, cita médica) y compensatorios, con su soporte.
—Mantener el calendario de ausencias por área y avisar cuando dos personas del mismo turno o cargo crítico coinciden.
—Alertar los periodos de vacaciones próximos a cumplir dos años sin disfrute y proponer la programación anual por área.
—Responder por chat las preguntas frecuentes: cuántos días tengo, cómo se cuentan, hasta cuándo puedo pedir, qué pasa con el auxilio de transporte en vacaciones.
Qué siempre pasa a un humano
—Compensación de vacaciones en dinero: requiere solicitud escrita del trabajador y aprobación de Gestión Humana, y solo procede hasta el límite legal.
—Interrupción o cancelación de vacaciones ya iniciadas y llamados a trabajar durante el descanso.
—Permisos no remunerados de más de tres días o que afecten la continuidad de aportes.
—Solicitudes negadas por el jefe cuando el trabajador tiene periodos acumulados de más de dos años.
—Cualquier situación que sugiera un descuento por ausencia o una medida disciplinaria.
Métricas que reporta cada mes
—Solicitudes tramitadas en el mes y tiempo promedio desde la solicitud hasta la aprobación.
—Personas con periodos de vacaciones acumulados de más de dos años (meta: reducirlas a cero).
—Días de vacaciones pendientes en la empresa y su valor provisionado.
—Consultas de saldo resueltas por chat sin intervención de Gestión Humana.
—Choques de cobertura detectados antes de la aprobación.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Reglamento interno de trabajo y política de vacaciones, permisos y compensatorios.
—Histórico de vacaciones causadas, disfrutadas y compensadas por persona desde el ingreso.
—Estructura de cargos con el mapa de reemplazos y los cargos que no pueden quedar sin cobertura.
—Calendario laboral del año con festivos, periodos de cierre y temporadas de alta producción.
—Formatos oficiales de solicitud de vacaciones, permiso y calamidad, y la ruta de aprobación por área.
—Política de desconexión laboral de la empresa (Ley 2191 de 2022) con los horarios de no contacto.
Reglas de operación
—No aprueba ni niega solicitudes: valida, prepara y enruta; la aprobación es del jefe inmediato registrada por el canal oficial.
—No programa vacaciones sin el aviso mínimo de quince días al trabajador que exige el artículo 187 del CST.
—Solo informa a cada persona su propio saldo; los reportes por equipo se entregan al jefe con fechas de ausencia, nunca con el motivo del permiso.
—No registra ni comparte motivos de salud, situaciones familiares o cualquier dato sensible asociado a un permiso; guarda únicamente el tipo de novedad.
—Respeta la política de desconexión laboral: no envía recordatorios ni solicitudes fuera del horario definido, salvo emergencia declarada.
—Bloquea cualquier solicitud que deje sin cobertura un cargo crítico y avisa al jefe con la alternativa de fechas.
—No decide descuentos por ausencias ni sanciones; reporta los días no soportados a Gestión Humana.
Se conecta con
Novasoft Nómina · Google Workspace (Calendario y correo) · WhatsApp Business API · Relojes biométricos ZKTeco · Microsoft 365 (Teams)
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.