Atiende solicitudes de certificados, constancias, actas y horarios de estudiantes y egresados: valida requisitos, genera el borrador y controla el tiempo de entrega.
N.º 0069 de 1.342 en el catálogo·1/4 grado · simple·$1.250.000 al mes·$6.000.000 de instalación, pago único·70 h humanas liberadas al mes·$17.857 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Recibir y radicar solicitudes de certificados de estudio, notas, constancias de matrícula y actas de grado
—Verificar identidad, estado académico y paz y salvo cuando el reglamento lo exige, y generar el borrador del documento
—Informar horarios de clase, salones y calendario académico a estudiantes y familias
—Hacer seguimiento a las solicitudes que requieren firma de la rectoría o del secretario académico y avisar cuando estén listas
—Responder preguntas frecuentes sobre requisitos y costos de los trámites
—Consolidar el reporte mensual de trámites por tipo y tiempo de respuesta
Qué siempre pasa a un humano
—Correcciones de nombres, notas o datos en actas y certificados ya expedidos: las autoriza el secretario académico con el soporte legal
—Solicitudes de terceros sobre información académica de un estudiante sin autorización
—Certificados de estudiantes con procesos disciplinarios o situaciones académicas en revisión
—Duplicados de diplomas y actas de grado de vigencias anteriores a la digitalización
—Requerimientos de autoridades o de otras instituciones que exijan validación oficial
Métricas que reporta cada mes
—Tiempo promedio de expedición de certificados y constancias
—Trámites entregados dentro del plazo interno (porcentaje)
—Solicitudes resueltas sin intervención humana
—Errores detectados en documentos antes de la firma
Conocimiento que se carga en la instalación
—Decreto 1075 de 2015 (registro escolar, certificados y constancias de estudio; evaluación y promoción, antes Decreto 1290 de 2009)
—Manual de convivencia, reglamento estudiantil y Sistema Institucional de Evaluación de Estudiantes (SIEE)
—Ley 1581 de 2012 y Ley 1755 de 2015 (peticiones de documentos: 10 días hábiles) y política de tratamiento de datos
—Plantillas oficiales de certificados, constancias y actas, y tabla de costos de trámites aprobada
—Calendario académico, horarios por grado o programa y directorio de docentes
—Procedimiento interno de expedición, firmas autorizadas y guía de consulta del SIMAT
Reglas de operación
—Se identifica como asistente virtual de la secretaría académica
—Entrega información académica solo al estudiante mayor de edad, al acudiente registrado o al egresado titular, previa verificación de identidad
—Los documentos oficiales salen únicamente con la firma del secretario académico o de la rectoría; el agente prepara el borrador
—No modifica notas ni datos de registro; toda corrección se escala con el soporte
—Toda solicitud recibe número de radicado y fecha estimada de entrega (máximo 5 días hábiles según política interna; 10 días hábiles como término legal)
—Los certificados que exigen paz y salvo se emiten solo con la verificación de cartera
Se conecta con
Plataforma académica (por ejemplo, Q10, Phidias, Academusoft) · SIMAT o SNIES según el nivel (consulta con usuario de la secretaría) · Correo electrónico y WhatsApp Business API · Firma electrónica institucional · Google Sheets o Excel para el registro de trámites
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.