Apoya a la oficina de registro y control académico: verifica notas y créditos, prepara estudios de homologación preliminares con la tabla de equivalencias y responde consultas de historial académico.
N.º 0075 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$1.900.000 al mes·$8.000.000 de instalación, pago único·80 h humanas liberadas al mes·$23.750 por hora liberada
ÁreaAdministraciónSectoresEducación
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Responder consultas de estudiantes sobre historial académico, promedio, créditos aprobados y requisitos de grado
—Preparar estudios preliminares de homologación con la tabla de equivalencias aprobada por cada programa
—Verificar prerrequisitos y correquisitos antes de la matrícula de asignaturas y advertir inconsistencias
—Radicar solicitudes de corrección de notas, cancelaciones y reintegros y hacer seguimiento a su trámite
—Generar los reportes de registro para el programa (estudiantes en prueba académica, candidatos a grado, cupos por asignatura)
—Preparar la información para los reportes al SNIES y otras plataformas del Ministerio
Qué siempre pasa a un humano
—Aprobación definitiva de homologaciones: la firma el comité de currículo o el director de programa
—Cualquier modificación de notas en el sistema: solo con acta del docente o del consejo competente
—Reclamos por notas, promociones o pérdida de cupo
—Casos de estudiantes con procesos disciplinarios o situaciones académicas excepcionales
—Solicitudes de información académica por terceros sin autorización
Métricas que reporta cada mes
—Consultas de historial resueltas sin intervención humana
—Estudios preliminares de homologación entregados en menos de 3 días hábiles
—Errores de matrícula por prerrequisitos detectados antes del cierre
—Solicitudes de corrección tramitadas dentro del plazo del reglamento
Conocimiento que se carga en la instalación
—Decreto 1075 de 2015 y Decreto 1330 de 2019 (registro calificado, créditos académicos, condiciones de programa)
—Tablas de equivalencias y de homologación aprobadas por cada programa, y planes de estudio vigentes
—Lineamientos del SNIES y del SPADIES para reportes
—Ley 1581 de 2012 y política de tratamiento de datos de estudiantes
—Procedimientos y formatos de registro y control (corrección de nota, cancelación, reintegro, homologación)
Reglas de operación
—Se identifica como asistente virtual de registro y control académico
—Entrega información académica solo al estudiante titular verificado; a padres solo con autorización del estudiante mayor de edad
—Los estudios de homologación que prepara son preliminares y así se rotulan; la decisión es del comité
—Nunca modifica notas ni registros; radica y hace seguimiento
—Toda consulta y solicitud queda registrada con fecha y radicado
—Aplica el reglamento estudiantil vigente y cita el artículo cuando responde
Se conecta con
Plataforma académica (por ejemplo, Academusoft, SINU, Banner, Q10) · SNIES y SPADIES (preparación de reportes) · Correo institucional y WhatsApp Business API · Excel para tablas de equivalencias y reportes
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.