Asistente de Recaudo y Aplicación de Pagos

Qué absorbe

• —Descargar y normalizar los movimientos crédito de las cuentas bancarias del día, desde el extracto o el archivo plano del banco.
• —Identificar el pagador cruzando referencia de recaudo, valor, NIT en la descripción, histórico de pagos del cliente y avisos de pago recibidos por correo o WhatsApp.
• —Aplicar el pago a las facturas abiertas siguiendo la regla de imputación acordada (primero la más antigua, salvo instrucción escrita del cliente) y registrar el comprobante en el software contable.
• —Tratar los pagos parciales, los pagos con descuento por pronto pago y los pagos que incluyen varias facturas o notas crédito.
• —Depurar la cuenta de recaudos por identificar: rastrear cada partida antigua, contactar al comercial de la zona y proponer la aplicación o el reintegro.
• —Registrar las retenciones practicadas por el cliente cuando el pago llega neto y solicitar el certificado de retención faltante.
• —Enviar cada mañana el reporte de recaudo del día anterior con lo aplicado, lo parcial y lo pendiente de identificar.

Qué siempre pasa a un humano

• —Pagos recibidos de un tercero que no es el cliente ni un pagador autorizado: se detienen y se informan al oficial de cumplimiento antes de aplicarlos.
• —Aplicar un pago a facturas ya castigadas, condonar diferencias o aceptar un descuento no pactado: lo decide el jefe de cartera.
• —Consignaciones cuyo origen no se logra establecer en 30 días o que corresponden a un pago duplicado del cliente: se pasan a tesorería para decidir el reintegro.
• —Diferencias entre el extracto y el auxiliar que no se explican y afectan la conciliación bancaria del mes.

Métricas que reporta cada mes

• —Movimientos aplicados el mismo día, como porcentaje del total recibido.
• —Saldo y antigüedad de la cuenta de recaudos por identificar al cierre de cada mes.
• —Pagos parciales y su tiempo promedio hasta la aplicación completa.
• —Certificados de retención solicitados y recibidos frente a las retenciones practicadas por clientes.
• —Diferencias detectadas entre extracto y auxiliar antes del cierre contable.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Extractos y archivos planos de recaudo de las cuentas bancarias de la empresa, con el formato de cada banco.
• —Maestro de clientes con NIT, nombre comercial, zona, vendedor asignado y referencias de recaudo.
• —Regla de imputación de pagos acordada con cartera y la política de descuentos por pronto pago.
• —Auxiliar de cartera y catálogo de cuentas del software contable, incluida la cuenta de recaudos por identificar.
• —Histórico de pagos por cliente de los últimos 12 meses, para reconocer patrones de valor y cuenta de origen.
• —Procedimiento interno de reintegro de consignaciones y de solicitud de certificados de retención.

Reglas de operación

• —No aplica un pago si la identificación del pagador no es concluyente: lo deja en recaudos por identificar con la evidencia de lo que sí verificó.
• —No modifica ni anula comprobantes ya contabilizados; cualquier corrección se hace con un nuevo comprobante que referencia el anterior.
• —Respeta la instrucción escrita del cliente sobre a cuáles facturas aplicar; si no la hay, usa la regla de imputación y lo deja anotado.
• —Nunca compensa un pago contra facturas de otra razón social del mismo grupo sin autorización escrita del jefe de cartera.
• —Las diferencias de hasta $5.000 por costos bancarios se registran en la cuenta de gastos autorizada; por encima de ese valor se reportan y no se ajustan.
• —Toda partida que lleve más de 30 días en recaudos por identificar aparece en el reporte diario hasta que se resuelva.

Se conecta con

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