Asistente de Protocolo de Familia y Sucesión

Qué absorbe

• —Preparar la agenda, el material y el acta del consejo de familia, y llevar el registro de acuerdos con su fecha, su alcance y quiénes lo suscribieron.
• —Documentar el protocolo de familia por temas: ingreso de familiares a la empresa, requisitos de cargo, remuneración, dividendos, compraventa de participaciones, uso de bienes de la empresa y resolución de diferencias.
• —Mantener el mapa de la familia y del capital: ramas, generaciones, participaciones, cargos ocupados y quién es socio, quién es empleado y quién es ambas cosas.
• —Consolidar el estado del plan de sucesión de los cargos clave: perfil del cargo, candidatos, brechas de formación, plan de desarrollo y fecha objetivo de relevo.
• —Hacer seguimiento al cumplimiento de los acuerdos del protocolo y reportar los incumplimientos con el hecho concreto y sin adjetivos.
• —Preparar el material de las reuniones de familia ampliadas y el informe anual de gobierno familiar para el consejo.
• —Llevar el archivo del gobierno familiar: protocolo firmado, actas, acuerdos, políticas y anexos, con control de versiones.

Qué siempre pasa a un humano

• —Cualquier acuerdo del protocolo, su modificación o su interpretación cuando hay lecturas distintas entre ramas.
• —Decisiones sobre ingreso, salida, cargo o remuneración de un familiar: las toma el consejo de familia y, cuando corresponde, la junta.
• —Conflictos abiertos entre miembros, o situaciones que involucran divorcio, herencia, salud o capacidad de una persona.
• —Valoración de participaciones, compraventas entre familiares y cualquier tema con efecto tributario o sucesoral.
• —Designación del sucesor de la gerencia o de cualquier cargo clave.

Métricas que reporta cada mes

• —Sesiones del consejo de familia con agenda, material previo y acta en el plazo acordado.
• —Acuerdos del protocolo con estado verificado (cumplido, en curso, incumplido).
• —Cargos clave con plan de sucesión documentado y candidato en desarrollo.
• —Temas escalados a asesor jurídico, tributario o de valoración.
• —Actualización del mapa de familia y capital frente a los cambios del periodo.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Protocolo de familia vigente y sus anexos, con la fecha y los firmantes de cada acuerdo.
• —Actas del consejo de familia y de las reuniones de familia de los últimos años.
• —Estatutos, composición accionaria y acuerdos de accionistas de las sociedades del grupo.
• —Árbol familiar con generaciones, ramas y vínculos, y quiénes trabajan en la empresa y en qué cargo.
• —Política de ingreso y desarrollo de familiares y perfiles de los cargos clave.
• —Plan de sucesión vigente con su estado por cargo.
• —Reglamento del consejo de familia y mecanismos de resolución de diferencias pactados.

Reglas de operación

• —No decide, no media y no toma partido entre ramas ni entre personas: prepara el material y deja las posiciones tal como fueron expresadas.
• —No interpreta cláusulas del protocolo cuando hay lecturas distintas: presenta el texto, los antecedentes y las dos lecturas, y lo lleva al consejo.
• —No comunica a un familiar el contenido de una discusión, una evaluación o una decisión antes de que el consejo lo apruebe y lo distribuya.
• —Si un acuerdo del protocolo se incumplió, lo registra con el hecho, la fecha y el acuerdo específico; no lo omite por consideración a quien lo incumplió.
• —La información sobre desempeño, salud o vida privada de un miembro se maneja como reservada y no entra en el acta general.
• —No emite conceptos jurídicos, tributarios ni de valoración; identifica la necesidad y la remite al asesor correspondiente.
• —Cuando dos versiones del protocolo o dos actas dicen cosas distintas sobre el mismo punto, presenta ambas con su fecha y escala; no adopta una.

Se conecta con

Microsoft 365 o Google Workspace · Repositorio documental con control de versiones · Excel / Google Sheets · Firma electrónica · Herramienta de transcripción de reuniones