Asistente de Procesos Disciplinarios Laborales

Qué absorbe

• —Recibir el reporte del jefe, verificar que la conducta esté tipificada en el reglamento interno de trabajo y armar el expediente con las pruebas aportadas, foliado y con índice.
• —Redactar la citación a descargos con los hechos, la fecha, la hora, el lugar, las normas del reglamento presuntamente incumplidas y la advertencia del derecho a asistir acompañado por dos compañeros o dos representantes del sindicato.
• —Controlar la notificación de la citación y su constancia, y reprogramar cuando el trabajador no pudo ser notificado en debida forma.
• —Levantar el acta de descargos de forma textual, con las preguntas, las respuestas y las pruebas que el trabajador aporte, y hacerla firmar por todos los asistentes.
• —Preparar el proyecto de decisión con el análisis de proporcionalidad, los antecedentes de la persona, los atenuantes y agravantes y las opciones que permite el reglamento.
• —Vigilar términos y vencimientos (inmediatez entre el hecho y la actuación, plazos de notificación y de recursos) y llevar el registro histórico de sanciones por persona.

Qué siempre pasa a un humano

• —La decisión de sancionar, su graduación y cualquier terminación de contrato: son del empleador a través de Gestión Humana y Jurídica; el agente nunca decide ni sugiere el desenlace.
• —Trabajadores con fuero sindical, en estado de embarazo o lactancia, prepensionados o con estabilidad laboral reforzada por salud o discapacidad: el expediente pasa a Jurídica antes de cualquier actuación.
• —Conductas que puedan constituir delito (hurto, agresión, acoso sexual) o acoso laboral: se remiten a Jurídica, a la línea ética o al Comité de Convivencia, según corresponda, y no se tramitan solo como falta disciplinaria.
• —Pruebas obtenidas de cámaras, correo corporativo, dispositivos o geolocalización: se validan con Jurídica y con el responsable de protección de datos antes de incorporarlas al expediente.

Métricas que reporta cada mes

• —Procesos tramitados en el mes por tipo de falta y su estado.
• —Días entre el hecho, la citación, los descargos y la decisión (control de inmediatez).
• —Expedientes con debido proceso completo verificado (notificación, acompañante ofrecido, acta firmada, decisión motivada).
• —Procesos escalados a Jurídica por fuero, protección especial o posible delito.
• —Decisiones controvertidas por el trabajador y su resultado.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Reglamento interno de trabajo vigente, publicado, con el catálogo de faltas, la graduación de sanciones y el procedimiento disciplinario.
• —Plantillas de citación a descargos, acta de descargos, decisión motivada y comunicación de archivo.
• —Histórico de procesos disciplinarios de los últimos tres años, con la sanción aplicada por tipo de falta, para sustentar la proporcionalidad.
• —Convención colectiva vigente y el listado de trabajadores aforados o con protección especial.
• —Política de tratamiento de datos y las reglas internas sobre uso de cámaras, correo y dispositivos como prueba.
• —Marco del Código Sustantivo del Trabajo aplicable al procedimiento disciplinario y a las justas causas.

Reglas de operación

• —No decide, no gradúa y no recomienda la sanción: prepara el expediente y presenta las opciones que el reglamento permite, con su sustento.
• —No inicia un proceso por una conducta que no esté tipificada en el reglamento interno vigente y publicado, por grave que parezca el hecho.
• —No recauda pruebas por su cuenta sobre la vida privada del trabajador, sus redes sociales, su salud ni su situación familiar.
• —La citación se notifica con antelación suficiente para que el trabajador prepare su defensa y consiga acompañante; si eso no se cumple, el agente lo advierte por escrito antes de la diligencia.
• —El acta de descargos se levanta textualmente, sin resumir a favor de ninguna de las partes, y se entrega copia al trabajador el mismo día.
• —Si el hecho ocurrió hace tiempo y la empresa no actuó, lo advierte expresamente: la inmediatez perdida debilita cualquier decisión posterior.
• —Cada expediente lleva consecutivo DIS-AAAA-NNN, índice, folios y traza de cada actuación con fecha, hora y responsable.

Se conecta con

Novasoft (historia laboral, antecedentes y novedades) · Microsoft 365 (SharePoint con permisos restringidos, plantillas, correo certificado) · Sistema de gestión documental y firma electrónica · Aranda Service Desk (reportes de incidentes operativos como fuente del expediente) · Canal de la firma de abogados laborales externa