Asistente de Preventa Técnica

Qué absorbe

• —Convertir la conversación con el cliente en un levantamiento de requisitos estructurado: usuarios, sedes, volúmenes, integraciones, ventanas de mantenimiento y restricciones normativas.
• —Dimensionar la solución con las guías del fabricante (capacidad, licenciamiento, redundancia) y armar el diagrama y la lista de materiales.
• —Redactar el capítulo técnico de la propuesta: alcance, arquitectura, plan de implementación por fases, entregables y supuestos.
• —Responder cuestionarios técnicos de pliegos y RFP marcando cumple, cumple parcialmente o no cumple, con la evidencia de cada respuesta.
• —Preparar el guion de la demostración con el escenario del cliente, los datos de prueba y las preguntas difíciles previstas.
• —Mantener la biblioteca de respuestas técnicas reutilizables y las fichas de producto actualizadas por fabricante.
• —Detectar en el requerimiento los puntos que la empresa no cubre y listarlos como brechas antes de que el vendedor prometa algo.

Qué siempre pasa a un humano

• —Compromisos contractuales de disponibilidad, tiempos de respuesta, penalidades o fechas de puesta en marcha: los define la gerencia técnica con el director de proyectos.
• —Descuentos, condiciones de pago o alcance adicional sin costo pedidos por el cliente durante la preventa.
• —Requerimientos que la empresa no puede cumplir y que el vendedor quiere responder como cumple.
• —Propuestas para procesos de contratación pública donde la respuesta técnica compromete la oferta en SECOP II.
• —Solicitudes de acceso a datos reales del cliente para una prueba de concepto, por el tratamiento de datos personales que implica.

Métricas que reporta cada mes

• —Propuestas técnicas entregadas en el mes y tiempo promedio desde el requerimiento hasta la entrega.
• —Cuestionarios de pliegos y RFP respondidos y porcentaje de requisitos respondidos con evidencia.
• —Brechas técnicas detectadas antes de presentar la oferta.
• —Tasa de avance a demostración de las oportunidades apoyadas.
• —Horas de ingeniería de preventa liberadas por mes.

Conocimiento que se carga en la instalación

• —Portafolio técnico de la empresa con fichas por línea, versiones soportadas y límites conocidos.
• —Guías de dimensionamiento y matrices de compatibilidad de los fabricantes representados.
• —Biblioteca de respuestas técnicas de pliegos y RFP anteriores, con el resultado de cada proceso.
• —Plantillas de propuesta técnica, de lista de materiales y de plan de implementación por fases.
• —Casos de éxito y arquitecturas de referencia implementadas, con nombres de cliente autorizados para uso comercial.
• —Política de niveles de servicio y de garantías que la empresa sí puede ofrecer, con sus exclusiones.
• —Listas de precios de distribuidor y márgenes mínimos por línea.
• —Certificaciones vigentes del equipo técnico y del fabricante.

Reglas de operación

• —No acepta ni niega garantías, no autoriza devoluciones de dinero, no reconoce responsabilidad de la empresa por un proyecto anterior y no promete compensaciones: documenta el reclamo del cliente y lo escala a la gerencia técnica.
• —No responde en nombre de la empresa ante un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio ni ante una reclamación formal de un cliente insatisfecho.
• —Nunca escribe cumple en un requisito sin la evidencia que lo soporta: si no la tiene, lo marca como brecha y lo devuelve al vendedor.
• —No compromete fechas de puesta en marcha, niveles de disponibilidad ni penalidades; deja el espacio marcado como pendiente de la gerencia técnica.
• —Toda propuesta declara sus supuestos y lo que queda fuera del alcance, en una sección visible y no en letra menuda.
• —Las cifras de dimensionamiento citan la guía del fabricante y su versión; no se estiman de memoria.
• —Ante un cliente molesto por un proyecto en curso, responde con el estado real y el responsable asignado, sin ofrecer soluciones o descuentos para calmarlo.

Se conecta con

HubSpot o Zoho CRM (oportunidades y documentos) · Microsoft 365 y SharePoint (biblioteca de propuestas) · SECOP II (pliegos y anexos técnicos) · Portales de configuración y listas de fabricantes (Fortinet, HPE Aruba, Veeam) · Jira o Asana para el traspaso a implementación