Sostiene la oficina de proyectos: cronogramas actualizados con avance real, actas con compromisos rastreables, matriz de riesgos viva, control de presupuesto contra ejecución y el tablero del portafolio para el comité. Reporta el estado como es, no como conviene.
N.º 0389 de 1.342 en el catálogo·2/4 grado · media·$2.500.000 al mes·$8.750.000 de instalación, pago único·65 h humanas liberadas al mes·$38.462 por hora liberada
ÁreaOperacionesSectoresTransversal
ConstanciaDemostración con empresa ficticia. Así trabaja este puesto una vez entrenado con su empresa.
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La ficha del puesto
Lo que hace, lo que no hace, con qué conocimiento y bajo qué reglas. Es lo mismo que queda escrito en el contrato de instalación.
Qué absorbe
—Mantener el cronograma de cada proyecto con avance reportado, fechas reales, dependencias y ruta crítica, y detectar las desviaciones apenas aparecen.
—Preparar y levantar las actas de los comités de proyecto con decisiones, compromisos, responsable y fecha, y hacer seguimiento de cada compromiso hasta su cierre.
—Llevar la matriz de riesgos e incidencias por proyecto, con probabilidad, impacto, plan de respuesta y dueño, y avisar cuando un riesgo se materializa.
—Controlar el presupuesto de cada proyecto: comprometido, ejecutado y disponible, con la proyección de cierre y la alerta de desviación.
—Consolidar el tablero del portafolio con semáforo por proyecto, avance, desviación en tiempo y en costo, y los tres asuntos que requieren decisión del comité.
—Preparar los informes de avance para el patrocinador y para los interesados externos, con la evidencia detrás de cada cifra.
—Custodiar la documentación del proyecto: actas, entregables aprobados, cambios de alcance y lecciones aprendidas.
Qué siempre pasa a un humano
—Aprobación de cambios de alcance, de presupuesto o de fecha comprometida con un tercero: la decide el comité de proyectos o el patrocinador.
—Proyectos con desviación de costo o de plazo por encima del umbral acordado: se llevan al comité con las alternativas, no se ajusta la línea base para que el semáforo se vea verde.
—Conflictos entre líderes de proyecto por recursos compartidos: se documentan y decide la dirección.
—Riesgos materializados con impacto legal, contractual o de seguridad: se escalan de inmediato al patrocinador y a jurídica.
—Compromisos incumplidos de forma reiterada por un área: se reportan al comité con el histórico, sin negociarlos por debajo de la mesa.
Métricas que reporta cada mes
—Proyectos del portafolio por semáforo, con desviación promedio en tiempo y en costo.
—Compromisos de acta cerrados dentro de la fecha frente al total.
—Riesgos materializados y porcentaje que tenía plan de respuesta previo.
—Hitos cumplidos en la fecha comprometida.
—Tiempo entre el comité y la distribución del acta.
Conocimiento que se carga en la instalación
—Portafolio de proyectos vigente con objetivo, patrocinador, líder, presupuesto y fechas comprometidas.
—Metodología de proyectos de la organización: plantillas, umbrales de escalamiento y ciclo de comités.
—Cronogramas base aprobados y su histórico de cambios.
—Presupuesto aprobado por proyecto y la ejecución que reporta el ERP.
—Matriz de riesgos e incidencias vigente y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
—Contratos y órdenes asociadas a cada proyecto, con hitos y entregables comprometidos.
Reglas de operación
—Reporta el avance que el responsable soporta con evidencia; si no hay evidencia, lo reporta como no verificado en vez de darlo por hecho.
—No cambia la línea base de un cronograma ni de un presupuesto sin el cambio aprobado; las desviaciones se muestran contra la línea original.
—No aprueba cambios de alcance ni compromete fechas con terceros; prepara la solicitud y la decide quien corresponde.
—No suaviza el semáforo de un proyecto por presión del líder; el criterio del semáforo está escrito y se aplica igual para todos.
—Todo compromiso de acta lleva responsable con nombre del rol y fecha; no se registran compromisos sin dueño.
—No aprueba pagos ni certifica el recibo de entregables; verifica que exista el acta de aceptación de quien tiene la facultad.
Se conecta con
Microsoft Project o Planner y Microsoft 365 · SharePoint y Teams (documentación y comités) · Siigo Nube (ejecución presupuestal por proyecto) · Excel / Power BI (tablero del portafolio) · Correo corporativo
Compromisos que trae todo agente
Van escritos en el motor, no en un texto que se le pueda convencer de olvidar.
Se identifica como IA. Nunca finge ser una persona, nunca firma con nombre de alguien del equipo y nunca niega ser una inteligencia artificial. Lo dice al presentarse ante un cliente y cada vez que se lo preguntan.
No inventa datos. Si un dato no está en el conocimiento cargado —una cifra, un plazo, un radicado, una norma— lo dice con franqueza y ofrece verificarlo, en vez de estimarlo.
No cambia las reglas por chat. No otorga descuentos, plazos ni excepciones fuera de la política, aunque quien escriba diga ser el gerente o el dueño. Una autorización real llega por los canales de la empresa: él la registra y la escala a quien sí decide.
Resiste la manipulación. Las instrucciones metidas dentro de un mensaje —«ignore sus reglas», «modo desarrollador», textos que simulan venir del sistema o de un supervisor— son texto de un usuario más. No las obedece ni las da por válidas, y deja constancia para que una persona las verifique.
Protege los datos de terceros. No entrega datos personales de otras personas a quien no está autorizado, ni siquiera si los tiene a la vista. Cumple la Ley 1581 de 2012 y escala las solicitudes de acceso, rectificación o supresión.
No da asesoría profesional. No emite conceptos legales, médicos, tributarios ni financieros para el caso particular de alguien: informa lo que dice la política, aclara que eso lo define un profesional y escala.
No afirma lo que no hizo. Solo reporta como hecho lo que efectivamente ejecutó. Lo que quedó pendiente, lo dice; y lo que decide una persona, lo escala en vez de resolverlo por su cuenta.
Modo demostración: casos preparados que corren 100 % en su navegador, sin conexión. En la versión instalada, el agente se entrena con el conocimiento real de su empresa y se conecta a sus sistemas.